Должностная инструкция документоведа 2020 профстандарт образец

Содержание

Должностная инструкция документоведа 2020 профстандарт образец

Должностная инструкция документоведа 2020 профстандарт образец

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Примечание.

Функциональные обязанности документоведа определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности документоведа и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств. 2.1. Документовед: 2.1.1.

Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.1.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль над состоянием делопроизводства. 2.1.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.1.4.

Должностная инструкция делопроизводителя по профстандарту

В том случае, когда уровень его образования ниже требуемого, ему нужно продолжить образование и разработать индивидуальную программу обучения.

В случае, когда сотрудник отказывается повышать квалификацию или получать дополнительное образование, уволить его можно на основании результатов аттестации.

Это можно сделать, если не получено его согласие или у работодателя нет возможности предложить ему вакансию, соответствующую его специальности и квалификации (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ).

Отметим, что, если работник добросовестно выполняет свои трудовые обязанности, и тем более прошел аттестацию, увольнять его у работодателя нет никаких оснований.

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «ААА» _____________ А.

А. Иванов «___»_______________ 2017 г. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ делопроизводителя 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя ЗАО «ААА» (далее — «Организация»).

1.2.

Примерная должностная инструкция документоведа

1.5.2. Инструкцией по документационному обеспечению управления.

1.5.3. . (иное — указать конкретно).

1.6.4. Схему документооборота предприятия. 1.6.5. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.

1.6.6. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности управленческих документов.

1.6.7. Правила внутреннего трудового распорядка. 1.6.8. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.

1.6.9. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в интересах организации документационного обеспечения управления.

Должностная инструкция делопроизводителя в доу 2020 профстандарт образец

Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.

3.7. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив. 3.8. Формирует личные дела воспитанников, посещающих ДОУ.

3.9. Ведет книгу движения воспитанников.

3.10. Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.

3.11. Готовит проекты приказов по движению контингента детей.

3.15. Принимает участие в отборе документов, отправляемых на хранение, в организации текущего хранения, занимается подготовкой и сдачей в архив документальных материалов, законченных делопроизводством.

Профессиональный стандартспециалист по управлению персоналом

Шашина, город Казань 21 ОАО«Научно-производственное объединение «Наука», город Москва 22 ООО «LG Electronics Rus», город Москва 23 ООО «Бизнес Психологи SHL Russia CIS НП», город Москва 24 ООО «ИТ-СК», город Москва 25 ООО «Лукойл-Инжиниринг», город Москва 26 ООО «ОКБ Зенит», город Москва 27 ООО «Петролиум Трейдинг», город Москва 28 ООО «Полиграф-защита», город Москва 29 ООО «Центр кадровых технологий — Обучение. Стажировки. Трудоустройство», город Москва 30 Российское представительство «Coleman Services UK» («Коулмэн Сервисиз»), город Москва 31 Торгово-промышленная палата Российской Федерации, город Москва 32 ФГБОУ ВПО «Московский государственный университет имени М.В.

Ломоносова», Школа директора по персоналу, город Москва 33 ФГБОУ ВПО МСУ, город Москва 34 ФГБОУ ВПО МЭСИ, город Москва 35 ФГБОУ ВПО Сибирский государственный университет путей сообщения (СГУПС),

Должностные инструкции

Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций. Существует 2 формы должностных инструкций:

  1. Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
  2. Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Рассмотрим их особенности.

Актуальный образец должностной инструкции по профстандарту

В то же время применение данного акта в большинстве случаев не является обязательным, и работодатель вправе сам решать — использовать справочник или нет.

Возможны ситуации, когда применение профессиональных стандартов является обязанностью работодателя. Необходимо отметить, что постепенно вводится все больше профстандартов, которые обязательны к применению.

Так, в силу требований, содержащихся в Постановлении Правительства РФ от 27.06.2016 № 584 до 2020 года в компаниях должны быть приняты локальные акты, которые приводят должностные инструкции в соответствие с профстандартами.

Перечень профстандартов можно посмотреть . Законодательство, а именно — ст. 195.3 ТК РФ указывает, что в некоторых случаях требуется составлять должностные инструкции согласно профстандартам.

Во-первых, это необходимо, когда такое требование прямо содержится в законодательных актах.

Должностная инструкция документоведа в доу 2020 с учетом профстандартов

Должностная инструкция документоведа 2020 профстандарт образец

/ / 19 февраля 2020 0 Должностная инструкция по профстандарту — образец ее мы предложим далее в статье — представляет собой локальный акт, содержащий среди прочих сведений требования к квалификации сотрудника из соответствующего профессионального стандарта. В настоящей публикации мы расскажем о профстандартах и о том, как их применять в разработке внутренних документов предприятия.

О профессиональных стандартах (далее — профстандарты, стандарты, ПС) и порядке их применения говорится в ст. 195.1, 195.2, 195.3 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ). Под профстандартом понимается утвержденный Минтрудом РФ документ, содержащий характеристики уровня знаний и умений (квалификации), который необходим работнику для выполнения его трудовых обязанностей (ст.

195.1 ТК РФ). Параллельно с профстандартами действуют

Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту

08 июля 2020 / / / Образец должностной инструкции по профстандарту сегодня крайне востребован, поскольку все больше профстандартов вводятся в действие, а они в ряде случаев обязательны к применению.

Рассказываем, как совместить должностную инструкцию с профстандартом — какие моменты стоит прямо перенести из стандарта, а какие нужно просто учесть при составлении инструкции.

Должностная инструкция представляет собой один из основных документов на предприятии. Она содержит перечень выполняемых трудовых функций, а также список целей, задач отдельного работника, занимающего конкретную должность. Оформляется этот документ непосредственно при приеме на работу и выдается на руки вместе с экземпляром трудового договора.

Должностные инструкции для ДОУ

Подборка должностных инструкций для ДОУ Пакет включает 37 инструкций и 1 положение в формате *.doc, который полностью совместим со всеми основными текстовыми редакторами: Microsoft Word, Open Office Writer, Libre Office Writer. Каждая инструкция содержит не менее 6 разделов и размещается в отдельном файле, оформленном в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Бумаги должны быть в порядке! Документовед: его должностная инструкция, права и обязанности

Должностная инструкция документоведа 2020 профстандарт образец

Документовед — выступает одним из важных сотрудников в любой крупной организации. Его обязанности предполагают постоянную работу с документами, поддержание порядка в них, учет, регистрацию и контроль.

Чтобы определить обязанности такого работника и соблюсти его права, разрабатывается специальный локальный акт — должностная инструкция. Это документ, который регулирует обязанности и права любого служащего, а также устанавливает требования к его квалификации, навыкам и знаниям.

Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299 должностная инструкция приравнена к документации по организационному и нормативному регулированию деятельности организации. В ней указывается список обязанностей и работ, которые выполняются сотрудником на определенной должности.

ДИ документоведа включает обязательные параграфы, которые раскрывают общие положения, структурные обязанности, права и ответственность работника.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

+7 (499) 938-51-93 Москва
+7 (812) 467-38-65 Санкт-Петербург

Показать содержание

Профстандарт специалиста по документообороту

Профессиональный стандарт – это документ, объединяющий параграфы, которые касаются различных областей деятельности. С 1 июля 2016 года действует ФЗ №122, определяющий принцип создания профстандартов, и статья 195.2, действующего Трудового Кодекса, которая регулирует способ их применения.

ТК РФ Статья 195.2. Порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов

Порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов, а также установления тождественности наименований должностей, профессий и специальностей, содержащихся в едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, наименованиям должностей, профессий и специальностей, содержащимся в профессиональных стандартах, устанавливается Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Приказом Минтруда и социального развития РФ для документоведов утвержден профстандарт от 10.05.2017 № 416н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации»».

Профстандарт учитывают при создании ДИ специалиста, так же при проведении собеседования, последующего обучения и оценке полученных знаний и навыков. При организации работы кадров, разработке принципа выплаты заработной платы и тарификации.

Кто должен разрабатывать ДИ?

Разработкой ДИ на любом предприятии могут заниматься:

  • специалисты по кадрам;
  • юристы;
  • руководитель или его заместители.

Важно, чтобы инструкцию разрабатывал прямой начальник документоведа. Он имеет достаточные знания, чтобы определить навыки и умения работника и какую деятельность в организации он должен будет выполнять.

Должностная инструкция составляется на основе квалификационных характеристик и профстандартов.

Правила оформления инструкции

При оформлении ДИ важно учитывать несколько нюансов:

  1. На первом листе сверху и посередине пишется полное название учреждения, так же можно указать реквизиты организации.
  2. В правом углу располагается штамп с отметкой, в которой указывается утверждение документа руководителем. В этой отметке он расписывается и ставит дату утверждения.
  3. Затем по середине пишется заголовок документа, после него размещается полный текст самой инструкции.
  4. В конце документа располагаются подписи директора, самого документоведа и сотрудников, с которыми согласовывалась инструкция.

Обычно создаются 2 экземпляра ДИ. Один экземпляр забирает себе работник — документовед, а второй хранится в отделе кадров.

Относится к категории специалистов. На эту должность назначается служащий с профессиональным высшим образованием, не имеющий стаж работы:

  • На 2-ю категорию — служащий с профессиональным высшим образованием и стажем работы в данной должности более 3 лет.
  • На 1-ю категорию — служащий с профессиональным высшим образованием и стажем работы в должности 2-ой категории более 3 лет.

Назначение или снятие с должности производится после Приказа руководителя организации и на основании действующего трудового законодательства.

Документовед должен знать:

  • Организационные моменты работы.
  • Трудовое законодательство.
  • Архивное дело и документообразование.
  • Трудовой распорядок, основы организации труда и нормы охраны организации.
  • Разноуровневые нормативные документы и акты.
  • Различные методы исследования, анализа, проектирования для развития документационных систем.
  • Классификацию, оформление, хранение и оценку ценности документации.
  • Основы таких наук как, экономика, управление, социальная психология, социология, программирование.

В период отсутствия специалиста по документам его обязанности исполняет сотрудник, которого назначает директор. Этот работник берёт на себя права и обязанности документоведа, так же несет ответственность за их исполнение.

  1. Разработка, внедрение мер по улучшению эффективности работы с документацией.
  2. Установка контроля над состоянием делопроизводства на предприятии.
  3. Внедрение технологических процессов работы с документами.
  4. Разработка мер по улучшению деятельности работников отдела.
  5. Разработка классификации, организацию новых способов ведения и хранения документов.
  6. Принятие мер по упорядочению и оптимизации документов.
  7. Ведение стандартных форм документации и различных табелей.
  8. Участие в отборе документов и подготовка их на отправку в архивы.
  9. Разработка нормативной и методической документации по вопросам документообеспечения.

Документовед имеет право на:

  1. Внесение предложений по улучшению работы, которые связаны с его прямыми обязанностями.
  2. Знакомство с намерениями руководства, которые касаются его деятельности.
  3. Требование от руководства предприятия и сотрудников, выполняющих подготовку документов, оказания помощи в выполнении обязанностей и соблюдения стандартов и требований данной организации.
  4. Сообщение руководителю обо всех недочетах в деятельности организации, которые были выявлены в ходе работы и исполнении должностных прав, обязанностей и внести предложения по их устранению, в пределах своей профессиональной компетенции.

Ответственность

Документовед несет ответственность:

  • На уровне действующего ТК РФ — неисполнение, ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных ДИ.
  • На уровнях действующих ТК РФ и ГК РФ — причинение материального ущерба организации.
  • На уровнях ГК, УК и АК РФ — правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

Профессиональный стандарт устанавливает трудовые функции и обязанности документоведа в соответствии с его навыками, образованием и уровнем квалификации.

ДИ после разработки кадровыми и юридическими службами предприятия, на основе профстандарта, согласовывается с руководителем структурного подразделения и утверждается директором предприятия. Важно ознакомить сотрудника с ней до подписи основного трудового договора.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию:

+7 (499) 938-51-93 Москва
+7 (812) 467-38-65 Санкт-Петербург

Должностная инструкция документоведа – образец 2020 года и как ее составить, права и обязанности

Должностная инструкция документоведа 2020 профстандарт образец

Должностная инструкция – важнейший документ, определяющий трудовые функции, права и ответственность работника. Именно поэтому крайне важно перед подписанием не просто прочитать документ, а внимательно изучить его положения.

В этой статье мы расскажем, что собой представляет должностная инструкция документоведа, а также приведем несколько готовых примеров типовой документации.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» — первом разделе любой должностной инструкции – работодатель прописывает все основные моменты, касающиеся требований к сотруднику.

Первым делом указывается, к какой категории работников документовед относится (к специалистам), а также каким образованием и опытом работы он должен обладать.

Также от документоведа обычно требуется знание:

  • Конституции РФ;
  • законодательства РФ по вопросам выполняемых функций;
  • основ трудового и административного законодательства;
  • внутренней документации предприятия;
  • основных положений единой государственной системы делопроизводства;
  • стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
  • правил эксплуатации вычислительной техники;
  • порядка оформления, классификации хранения и экспертизы ценности документации;
  • порядка осуществления контроля над исполнением документов;
  • требований к обращению с внутренними, исходящими и входящими документами;
  • требований к отчетности и документам планирования по вопросам деятельности подразделения;
  • организации архивного дела;
  • правил и норм охраны труда;
  • правил пожарной безопасности;
  • культуры общения и служебной этики.

Руководствоваться в своей деятельности документовед должен действующим законодательством страны и внутренней документацией учреждения, в том числе собственной должностной инструкцией и распоряжениями руководства.

Далее следует прописать, кому непосредственно сотрудник подчиняется, а также кем назначается на должность и освобождается от нее.

В конце раздела указывается, какое уполномоченное лицо исполняет обязанности документоведа во время его отсутствия на рабочем месте.

Должностные обязанности: на что имеет право документовед и его ответственность

Стандартные трудовые функции документоведа заключаются в:

  • ведении делопроизводства организации в соответствии с регламентирующей документацией;
  • обеспечении своевременного и качественного выполнения порученных задач в строгом соответствии с установленным порядком работы;
  • рациональном использовании технических, материальных и иных средств в интересах выполнения порученных задач;
  • сохранении от утраты или разглашения документов и сведений, составляющих коммерческую тайну;
  • регистрации входящей корреспонденции;
  • осуществлении контроля над своевременным исполнением документов;
  • подготовке и сдаче в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, а также составлении описи дел, передаваемых в архив и на списание;
  • обеспечении сохранности проходящих служебных документов;
  • отправлении исполненной документации по исполнителям;
  • осуществлении подготовки документов отчетности и планирования по вопросам деятельности организации;
  • осуществлении печатания и тиражирования служебной документации;
  • оформлении справок, касающихся деятельности предприятия;
  • выполнении иных поручений непосредственного руководителя, отданных в пределах его должностных полномочий;
  • соблюдении трудовой и исполнительной дисциплин, правил пожарной безопасности и охраны труда.

Перечень прав документоведа отражается в соответствующем разделе инструкции и зачастую является типовым. Как правило, сотрудник имеет право:

  • вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию собственной работы и работы организации;
  • запрашивать у других сотрудников предприятия сведения и документы, необходимые для непосредственного выполнения собственных должностных обязанностей;
  • в установленном порядке обжаловать организационно-распорядительные акты учреждения;
  • совершать другие действия, предусмотренные внутренней документацией организации и действующим законодательством РФ.

Отдельный раздел должностной инструкции посвящается зоне ответственности сотрудника и включается в себя, как правило ответственность за:

  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (в рамках, определенных действующим законодательством о труде);
  • правонарушения, совершенные во время осуществления рабочей деятельности (в рамках, определенных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством);
  • причинение материального вреда организации (в рамках, определенных действующим гражданским и трудовым законодательством).

Следует отметить, что работодатель вправе скорректировать текст должностной инструкции в соответствии с собственными представлениями о качественной трудовой деятельности документоведа, однако крайне важно, чтобы законодательству страны данный документ не противоречил.

Образцы должностной инструкции документоведа

Трудовые функции документоведов, работающих в разных организациях, могут несколько различаться, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов инструкций, рассчитанных на сотрудников из разных сфер деятельности.

Типовая инструкция (по профстандарту)

С типовой инструкцией документоведа мы предлагаем вам ознакомиться здесь: https://yadi.sk/d/7qkqOxjF3TWpbc

В образовательном учреждении

В учреждениях образовательного учреждения действуют документы следующего типа:

  • в школе: https://yadi.sk/d/JruI8-eK3TWpjs
  • в ДОУ: https://yadi.sk/i/u1BWLcdF3TWpvo

Отдела кадров

Для работников отдела кадров действуют должностные инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriRhttps://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriR

Ведущего

Полномочия ведущего документоведа несколько шире обязанностей и возможностей обычного сотрудника, поэтому и должностная инструкция оформляется несколько иначе:

  • в общем отделе: https://yadi.sk/i/bK4NZDt73TWqsy
  • в спортивной школе: https://yadi.sk/d/Hm9wGga83TWr7N
  • в ВУЗе: https://yadi.sk/i/bGoUj_r73TWrNp
  • в колледже: https://yadi.sk/i/hJX1w6z93TWrWF

1 категории

Пример инструкции документоведа первой категории вы можете скачать по ссылке: https://yadi.sk/d/iL_trbPd3TWskk

2 категории

Чтобы найти документ, подходящий для специалиста второй категории, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/-6nq5fxI3TWt89

Таким образом, от содержания должностной инструкции зависит объем трудовых обязанностей и прав документоведа, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особой ответственностью.

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Должностная инструкция документоведа 2020 профстандарт образец

УТВЕРЖДАЮ Директор по экономике П.П. Безденежных ПАО «Трест» ____________ П.П. Петров

«___»___________ г.

3 Профессиональные требования

Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— документы менеджмента качества.

Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90). 4.

5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.

6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения делопроизводства.

6 Ответственность

6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. Рублев Согласовано: Начальник юридического отдела С.С. Сергеев Начальник отдела кадров И.И. Иванов

Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Специалист по документообороту: должностные обязанности и права

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия.

Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

  • в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
  • во время собеседования с претендентом на должность;
  • в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

  • Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
  • Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
  • Правила уничтожения документов и ревизии.
  • Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
  • Технику безопасности.
  • Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
  • Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
  • Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
  • Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

  • среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
  • стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

  • ПВТР.
  • Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
  • Уставом предприятия.
  • Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
  • Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
  • Приказами и распоряжениями администрации компании.

Специалист по документообороту ежедневно должен:

  • Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
  • Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
  • Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
  • Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
  • Разрабатывать номенклатуры дел.
  • Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
  • Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
  • Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
  • Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
  • Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
  • Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
  • Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
  • Передавать с описью документы на хранение в архив.
  • Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Читайте так же:  Договор дарения несовершеннолетнему

Делопроизводитель несет ответственность:

  • За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
  • За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
  • За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Права специалиста по документообороту

Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

  • Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
  • Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
  • Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Инструкция специалиста по документообороту

С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.5.5.

С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

»С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:Ведущий специалист по документообороту административного департамента компанииДата: » » 20 г. (Личная подпись)Подписано в печать25.11.2007 Статья: web-мастер. Должностная инструкция web-мастера (‘Кадровик.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Алексина/ (подпись) дата годДиректор по персоналу и организационногоразвития /П. Гаврилов/ (подпись) дата годДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ (ВСПОДО)АДМИНИСТРАТИВНОГО ДЕПАРТАМЕНТА УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ1.

[3]

Общие положения1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.1.2.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Вот именно к этому виду кадровых документов и относится должностная инструкция: оформлять не обязательно, но очень желательно Итак, начать стоит с определения должностной инструкции. Вроде бы все представляют, о чем этот документ, но четкое определение термина знают, скорее всего, единицы.

Менеджер по документообороту обязанности

Общие положения Данный раздел должностной инструкции в первой своей части имеет достаточно стандартный перечень необходимых данных:

  • полное наименование должности и структурного подразделения;
  • общее назначение должности;
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • порядок назначения и освобождения от должности;
  • перечень всех документов, необходимых для выполнения своих обязанностей;
  • квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), а также требования к специальным знаниям и навыкам.

Особого внимания заслуживает вторая часть, связанная с требованиями к трудовым функциям делопроизводителей.

Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса по общим вопросам проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.

Менеджер по документообороту обязанности 1.2.

Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией.

Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями. 1.4.7.

Должностная инструкция менеджера по документообороту

Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.2.13.

Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — административного директора и управляющего директора компании.2.15.
Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.2.16.

Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.2.17.

Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.3.

Должностная инструкция специалиста по документообороту

Общие положения 251.

1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями. 251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX. 251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

Читайте так же:  Кадастровый план участка

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.