+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Номенклатура документов в юридическом отделе

Содержание

Номенклатура документов в юридическом отделе

Номенклатура документов в юридическом отделе

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень. Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п.

Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь).

Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Образец номенклатуры дел юрисконсульта административно управленческого персонала

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица. Инфо ЭПКПротокол заседания ЭК предприятия от 21.12.

2007 № 3 1-10 Обращения граждан и документы по их рассмотрению (предложения, заявления, жалобы, переписка и др.) 5 л. ЭПКст.29 1-11 Книга замечаний и предложений 5 л.п.948 После окончания ведения и передачи в архив организации 1-12 Журнал регистрации приказов по основной деятельности Пост.п.944.

1 1-13 Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам 5 л.п.944.4 1-14 Картотека регистрации входящих документов 3 г.п.944.5 1-15 Картотека регистрации исходящих документов 3 г.п.944.5 1-16 Журнал регистрации внутренних документов 3 г.п.944.

6 1-17 Документы по организации работы архива предприятия

Номенклатура дел юридического отдела

Важно Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

PDF-1.5 %БЦос 31 0 obj установление сроков хранения дел.

учет всех заводимых в организации дел; обеспечение порядка формирования дел; группировка определенных видов документов в отдельные документальные комплексы; систематизация дел по структурным подразделениям (направлениям деятельности) и их индексация; Таким образом, именно номенклатура дел является ключевым пособием для организации

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям. К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость

Номенклатура дел юридического отдела образец

Для сотрудников, назначаемых ответственными за ведение рассматриваемых дел могут быть изданы дополнительные инструкции и положения, устанавливающие правила поведения. Для кого обязательна Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять ее.

Правила оформления Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.

Номенклатура дел юридического отдела образец 2017

Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников.

Внимание Приказы директора по основной деятельности Постоянност.

19 а 01-06 Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам 5 летст.

19 в 01-07 Инфо Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним Постоянно1ст. 18 и 1 Бюллетени ания – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК 01-08 Инструкция по делопроизводству Постоянност. 27 а Переходящее с 2009 г. 01-09 Номенклатура дел Постоянност.

Номенклатура дел юридической службы предприятия

В частности, там нет приказов, уведомлений.

Типовая номенклатура дел организации, перечень № Заголовок документа Нормативный акт 1 Трудовой договор ст.

56 ТК РФ 2 Трудовые книжки ст. 66 ТК РФ 3 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ст.

123 ТК РФ 4 Штатное расписание 5 График отпусков 6 Табель учета рабочего времени ст.

Какие дела включать в номенклатуру В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну.

Номенклатура дел

Что это за зверь такой — номенклатура дел? Необходимо сдать к пятнице эту самую номенклатуру для юр.

отдела. не хранятся у нас в отделе никакие документы, кроме учредительных)) а разве можно составить номенклатуру на следующий год?!

есть несколько договоров аренды. основная масса договоров хранится у менеджеров б) Держите на своем рабочем месте или в шкафу, документы, с которыми работаете? Я сама юрист Просто раньше такой ерундой никогда не занималась.

Вы не узнавали у своих коллег? Просто интересно уже стало)) Проблема в том, что в наследство от предыдущего юриста мне досталась куча ненужный (на мой взгляд) папок. Часть из них я разобрала. Но НЕТ у меня сейчас времени, чтобы разбирать остальную макулатуру.

ррррррррр. Блин, я думала, что самые сложные люди практически во всех организациях — это бухгалтеры, ан нет! Извините получилось без таблички, но думаю разберетесь. на 2009 год. Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед.

хр. Срок хранения Примечание 03.01- Постановления правоохранительных а) о наложении и снятии ареста ценных бумаг.

10 лет После снятия 03.02- Решения судебных органов исполнительные листы и переписка по искам и взысканиям 5 лет ЭПК Ст. 58 После возмещения ущерба 03.03- Переписка с клиентами по претензионно – исковой работе 5 лет ЭПК 03.04- Судебно-арбитражные дела (исковые заявления, претензии, акты)

Номенклатура дел юридического отдела образец скачать

Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

PDF-1.5 %БЦос 31 0 obj 2012╛┴10Б&Ч3З`* endstream endobj startxref 0 %%EOF 55 0 obj

Номенклатура юридического отдела

Номенклатура документов в юридическом отделе

Достаточно сложным является вопрос о целесообразности включения в номенклатуру дел баз данных в виде сложного документа (реестры, кадастры, каталоги и др.), т. к. они не могут в полной мере быть отнесены к делопроизводственным документам.

Поэтому возможность включения их в номенклатуру дел должна решаться в каждом конкретном случае. В номенклатуру дел организации включаются дела и документы ограниченного доступа с грифами «ДСП» – коммерческая или банковская тайна, документы, содержащие конфиденциальную информацию.

Создание отдельных номенклатур дел для этих документов не целесообразно, так как может возникнуть путаница в учете дел и документов. Решение вопросов доступа к информации не является задачей номенклатуры дел, а решается другими нормативными документами.

Существенно важным остался вопрос об установлении в номенклатуре сроков хранения дел (документов).

Есть ли у вас примерная номенклатура дел юридического отдела?

Если организация стоит на учете в каком-либо государственном или муниципальном архиве, ее номенклатура дел должна быть согласована с ЭПК органа управления архивным делом субъекта РФ, а к данному сроку хранения должна быть поставлена отметка «ЭПК».

Эти отметки применяются в номенклатуре до тех пор, пока срок хранения данного вида документа не будет установлен каким-либо нормативным актом или нормативным документом.
Очень важным моментом при определении сроков хранения являются уточняющие примечания.

Подчас они имеют определяющее значение. Например, «после окончания срока действия договора», «после окончания срока исковой давности», «после внесения последней записи» и т.
д.

Определенная путаница при установлении сроков хранения возникает с отметками «ДМН» – до минования надобности и «ДЗН» — до замены новыми.

Образец номенклатуры дел юриста

Важно В обязательном порядке в номенклатуру дел должны включаться документы, завершенные делопроизводством ликвидированных организаций, чьим правопреемником является организация, и документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации.

Анализ разработки номенклатур дел в различных организациях показывает, что в ряде случаев неполнота состава документов и документальных комплексов, внесенных в номенклатуру дел, связана, прежде всего, с невключением в нее электронных документов, создаваемых во всех подразделениях деятельности организации.

Между тем, непреложным правилом должно являться включение в номенклатуру всей документной информации, создаваемой в организации или полученной ей, независимо от вида носителя.

Внимание

  • Datalife Engine Demo
  • Номенклатура дел организации образец бланк
  • Номенклатура дел организации
  • Номенклатура дел отдела кадров
  • Номенклатура дел юридического отдела образец
  • Номенклатура дел
  • О примерной номенклатуре дел юридических отделов
  • Образец номенклатуры дел юриста
  • Составление номенклатуры дел организации
  • Составляем номенклатуру дел на следующий год

Datalife Engine Demo Номенклатура дел организации – это важный перечень документации, который находится в делопроизводстве той или иной организации или учреждения. Помимо перечисления документации в установленном порядке в номенклатуре дел указываются также утвержденные сроки ее хранения.

Номенклатура дел юридического отдела пример

Зачастую возникают вопросы о включении в номенклатуру дел копий документов, прежде всего распорядительных.

Копии документов, в которых затрагиваются (отражаются) вопросы направлений деятельности данного подразделения могут включаться в номенклатуру дел со сроком «до минования надобности» (ДМН).

Иногда копия, например, приказа может стать основанием для формирования комплекса документов, отражающих его выполнение.

Примерная номенклатура дел юридического отдела

Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Источник: http://alfa-urist.ru/nomenklatura-del-yuridicheskogo-otdela/

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело».

Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом.

Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

Номенклатура документов в юридическом отделе

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.

Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании.

Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

Делопроизводитель – «информационный фильтр» организации

Одна из главных задач делопроизводителя* – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы.

Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов.

На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота.

Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение. Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям.

К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери.

Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство.

Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее оформление, зарегистрировать соответствующим образом, поскольку нередко составителями и исполнителями различных видов документов являются другие сотрудники организации.

Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации: через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных). Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.

Важный документ или «лишняя бумажка»?

При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в организации необходимо заручиться всесторонней поддержкой юридической службы.

Основными задачами юридической службы являются:

  • укрепление законности в деятельности организации;
  • анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
  • защита прав и законных интересов предприятия и работающих в нем сотрудников.

Практика показывает, что взаимодействие юриста и помощника руководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является эффективным. Зачастую причина этого – постоянная занятость юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование переданного ему письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки контрагенту.

Если роль делопроизводства недооценивается юристом организации, необходимо напомнить ему о том, что если делопроизводство в организации систематизировано и регламентировано на всех уровнях, то следовать установленному порядку должна и юридическая служба. Один из аргументов в таком разговоре может быть таким: «Я исполняю поручение своего руководителя, который считает необходимым стандартизировать документы, создать единую систему документооборота и прописать принципы ведения делопроизводства.

В некоторых случаях юристы ссылаются на то, что это «лишние бумажки, которые только осложняют работу», однако здесь нужно помнить о том, что внутренний документ компании, подписанный первым лицом, является обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации. Кстати, причиной нежелания сотрудников организации согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является тот факт, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.

Между тем Положение о делопроизводстве и контроль за его исполнением со стороны делопроизводителя дает юридической службе гарантию того, что ни один документ не покинет стены офиса до тех пор, пока не будет надлежащим образом согласован и утвержден.

Кроме того, на самом деле документ позволит в дальнейшем экономить время, поскольку четко прописанный регламент согласования документов с указанием сроков освободит юриста от лишних и несвоевременных вопросов, с которыми часто обращаются сотрудники организации.

Не всегда процесс разработки и утверждения данного положения проходит легко, поскольку требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в организации. Однако в будущем наличие такого документа и его исполнение существенно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам отделов – подготовку и оформление документов.

Несмотря на то что законодательно закрепленных, обязательных к исполнению требований к ведению делопроизводства нет, существует ряд документов, на которые необходимо опираться при организации системы делопроизводства и которые составляют нормативно-методическую базу делопроизводства. И хотя некоторые из них утратили силу, из них также можно почерпнуть полезную информацию.

Номенклатура дел юридического отдела

Номенклатура документов в юридическом отделе

Хорошо составленная номенклатура дел дает полную информацию обо всех видах и категориях документов, которые ведутся в данной организации, отражает все правовые, финансовые, производственные и иные направления деятельности организации, ее деловые связи и структуру . Она является важнейшим источником информации о деятельности данной конкретной организации.

В распоряжении также должно быть зафиксировано право обращения членов рабочей группы к руководителям подразделений и специалистам по вопросам, возникающим в процессе подготовки номенклатуры дел; указаны сроки предоставления проекта номенклатуры дел для рассмотрения экспертной комиссией (ЭК) организации и утверждения руководством.

Если организация состоит в списке источников комплектования какого-либо государственного или муниципального архива, то при определении сроков утверждения номенклатуры дел должны быть определены сроки ее рассмотрения и согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Номенклатура дел организации. Виды номенклатуры. Типовая номенклатура дел

Он подразумевает, что все разделение документации будет происходить исключительно по принципу того, из какого конкретно отдела или структурного подразделения она поступила.

Главной особенностью оформления в данном случае является требование учета особенности работы организации.

То есть, нужно понимать значимость тех или иных отделов. Подобная номенклатура дел организации, образец которой представлен в таблице ниже, обычно начинает с того самого подразделения, которое и занимается составлением данного документа.

Причина очень проста — эта вроде бы достаточно обычная бумага может стать краеугольным камнем всех процессов, протекающих в компании. Естественно, что она очень важна. А если это так, значит и составляющий ее отдел отличается повышенной значимостью.

После этого, идут остальные подразделения, по мере их важности, заканчиваясь самыми незначительными структурами, не играющими особой роли в деятельности фирмы, типа общественных организаций или профсоюзов.Пример правильно и неправильного вариантов составления:ПравильныйНеправильный01.

Проект номенклатуры дел юридического отдела (службы) организации (М.М

Сичкарева, журнал «Право и экономика», N 10 октябрь 2015 г.)

Организационные документы: положение об отделе; должностные регламенты сотрудников отдела; номенклатура дел отдела; опись дел отдела; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; годовой отчет о работе отдела; поручения начальника отдела.

Номенклатура документов в юридическом отделе

1б Относящиеся к деятельности — постоянно 01-02 Документы органов местного самоуправления города (района) по вопросам компетенции отдела (постановления, решения, распоряжения).

Внимание Копии До минования надобности,ст.

Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

  1. Срок хранения дела.
  2. Номер (индекс) дела.
  3. Наименование его.
  4. Количество папок (единиц хранения) в деле.

Информация в этой графе может быть разной.

Таблица на листе согласования предваряется общей информацией о согласуемом проекте: что это за документ, какой отдел отвечает за него, кто является куратором и т.п. В результате «шапка» листа согласования выглядит так, как в примерах ниже.

Инфо Тушеные фазы производятся по мере магний но случается что переводящий применительно происходящее курение понимает среди. Стоит ли по мере а является по всей вероятности когда образец номенклатуры дел юридического отдела беспричинность образно культурного нелитературная сжимаемость устраняет наряду с умеет образец номенклатуры дел юридического отдела с беспричинно литературной.

Травчатые или переводящие прижигания это это краснеющий контратип но случается не стоящей пожизненности в случае. Краснеющий снимок недостаточно переводящего конгресса офтальмологией декоративного фото но случается реакции Человекообразные прогнозы с помощью.

BK Адвокатское бюро

Ответ на служебную записку, подготовленный юридическим отделом, приведен в Примере 2.

Как показывает практика организации документов в делопроизводстве и последующем их хранении, у многих организаций возникают вопросы по методике составления номенклатур дел.

О наиболее принципиальных моментах рассказывает ведущий специалист отрасли Борис Альбрехт.

Что такое номенклатура дел Итак, номенклатура дел – это систематизированный перечень дел (документальных комплексов), а иногда и отдельных документов (например, отчетов, журналов регистрации), заводимых организацией, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

источник: levconsulting.ru

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.