Как прошить документы в 5 дырок схема

Как правильно сшить документы

Рассказываем, как прошить документы нитками. Электронный документооборот потеснил бумажный весьма несущественно, поэтому каждой организации приходится постоянно хранить массивный объём документов. Этим бумагам требуется сохранность и безопасность, а самый надёжный способ обеспечить такие условия — прошивка или сшивание.

Как правильно сшивать документы

Сшивание документов — простой способ сберечь их от утраты или подделки.

Эта простая манипуляция позволит упорядочить делопроизводство: подготовить внутреннюю документацию к сдаче в архив, предотвратить выпадение страниц при передаче папок с отчётами и актами партнёрам и государственным органам. Прошивкой обычно занимаются секретари, архивариусы, заведующие канцеляриями, бухгалтера и кадровики.

Акты, отчёты, приказы и другую документацию сшивают для отправки в архив, для налоговой службы и других государственных органов.

Как правильно сшить документы? Полезно знать, что строгого единого регламента нет. То есть секретарь или архивариус могут выбрать наиболее удобный для них способ и никто не вправе штрафовать его, за исключением случаев, когда шов испортил уникальные бумаги. Однако есть ценные, установленные законом рекомендации. Они содержатся в двух нормативных актах:

• «Делопроизводство и apxивнoе дeло», утвepждeно Пpикaзoм Федерального архивного агентства oт 2З.12.2009 № 76;
• приказ Министерства культуры РФ от 08.11.2005 года №536.

Для прошивки потребуются:

• дырокол;
• шило;
• толстая игла;
• крепкие нитки (толщина от 0,5 мм до 1,5 мм — лавсан, лавсан со смесью хлопка, толстые хлопчатобумажные, капрон, шпагат).

Основные правила прошивки

Главные правила прошивки документов нитками:

1. Отверстия для ниток не должны вредить тексту или мешать чтению.
2. Пользоваться степлером не нужно. Все скобы и скрепки рекомендуется удалить.
3. Можно использовать картонную папку, уголок документов или просто сшить все листы между собой без дополнительного оформления.
4. Перед тем как сшивать документ и пробивать дырки, проверьте наличие всех листов и их правильный порядок.
5. Цвет ниток не имеет значения. На практике распространены белые, чёрные, коричневые и серые оттенки.

После прошивки на нить наклеивается небольшой листочек с надписью «Пронумеровано и сшито». Стандартный размер 4х6 см. На нём размещаются :

• сведения о количестве листов;
• должность и подпись ответственного сотрудника;
• печать организации (если она есть).

Образец сшитой документации представлен на изображении ниже.

Пример прошивания документа: прошивка, нумерация и опечатывание

Способы прошивки документов

Как можно заверять и прошивать документы? На практике сложилось 4 способа. Они отличаются количеством «дырок» — отверстий для иглы.

Любую стопку бумаг сначала необходимо проколоть дыроколом или шилом, а только потом сшивать. Тонкие папки до 30 листов удобно пробивать дыроколом.

Для более толстых лучше взять шило: с его помощью получится сделать отверстия не разделяя пачку бумаги на несколько стопок.

Если пробивать бумагу иглой без предварительного прокола, получится неаккуратно, велика вероятность смять, испортить документы.

2 дырки

Как прошить заверенные документы в 2 дырки:

1. Сделайте в стопке 2 отверстия дыроколом, шилом или толстой иглой.
2. Протяните через оба отверстия нить таким образом, чтоб оба её кончика находились сзади.
3. Натяните нить, завяжите концы двойным узлом сзади папки.
4. Конец нити (5-7 см) отведите в сторону и заклейте маленьким листом бумаги.

3 дырки

В 3 отверстия:

1. Пробейте шилом 3 дыры на расстоянии 3 см друг от друга.
2. Переверните листы и протяните нитку через центральное отверстие.
3. Затем проведите её через верхнее отверстие.
4. Оттуда протяните нить в нижний прокол, но с тыльной стороны.
5. Натяните нить и повторно проведите через центр на тыльную сторону.
6. Завяжите с тыльной стороны двойной узел, остаток нити заклейте листочком «Прошито и пронумеровано.

4 дырки

В 4 дырки:

1. На расстоянии полтора см пробейте в папке с документами 4 дырочки.
2. Переверните стопку и во 2-ое отверстие сверху введите иглу (то есть тоже с задней стороны).
3. Тяните нить через 1-ый верхний прокол и снова выведите во 2-ой.
4. Заведите иглу в соседнее 3-е отверстие с передней стороны.
5. Затем — в 4-ое (самое нижнее), уже сзади.
6. Теперь проденьте нить с лица в 3-е отверстие.
7. Завяжите узлы на тыльной стороне.
8. Заклейте.

5 дырок

В 5 дырок (для больших папок):

1. После проверки наличия и корректного порядка страниц, папку закрепляют в прессе и пробивают в ней 5 отверстий на 2 см друг от друга.
2. Начинают со среднего отверстия — через него нитку выводят с тыльной стороны.
3. Теперь иглу направляют во 2-ое, заводят иглу на тыльную сторону, а затем в самый верхний прокол.
4. Далее нить протягивают снова в среднее отверстие.
5. Из него иглу ведут в четвертое и пятое. Нить двигается как змейка, поочередно выходит через отверстия с тыльной и наружной стороны.
6. В итоге сзади остаётся 2 конца, их связывают двойным узлом и заклеивают.

Документ можно прошить в 2 ,3, 4 или 5 дырок

Как пронумеровать сшитые бумаги

Прошитые страницы необходимо пронумеровать. Это просто, но довольно утомительно и монотонно:

1. Пишите номера только арабскими цифрами.
2. Начинайте с номера «1» на первом листе.
3. Будьте внимательны, не пропускайте листы — прежде чем указывать номер следующего листа убедитесь, что не пропустили пустую страницу.
4. Количество сшитых страниц числом и прописью указывают на листочке «Прошито и пронумеровано».

Как правильно заверить сшитый комплект

Завершающий этап сшивания документов — заверение. На нить сзади (рекомендуется оставлять 5-7 см) наклеивают заранее подготовленный бумажный штамп с отметкой «Прошито и пронумеровано».

На нём пишут количество сшитых листов (числами и словами), должность и подпись сотрудника.

Если у организации есть печать, сшитую папку заверяют ею таким образом, чтобы часть штампа попала на листочек, а другая — на основной документ.

Заключение

Мы разобрались, как прошивать и пронумеровывать документы. Это очень простая процедура, которая по силам даже новичку в делопроизводстве. Строгих правил нет, поэтому выбирайте наиболее удобный способ: в 2, в 3, в 4 или в 5 проколов. Чтобы лучше разобраться в сшивании документов, посмотрите практическое видео.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как прошить документы нитками в 2, 3, 4, 5 дырок? Инструменты для прошивки. Регламент и требования

1138
Время чтения: 4 мин.

Непреднамеренное расформирование бумаг, подлог, отказ в проверке или хранении, возвращение обращения нерассмотренным – вот только некоторые последствия неправильно систематизированной внутренней документации. Чтобы избежать штрафов и иных нежелательных эксцессов, следует ответственно подойти к организации прошивки.

Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» вопрос прошивки не рассмотрен, хотя некоторые источники ошибочно ссылаются на него.

На самом деле руководствоваться нужно исключительно внутренним уставом предприятия, типовой инструкцией по делопроизводству от 2005 года и приказом №76 Росархива (от декабря 2009 года).

Интересующая информация представлена в пункте 3.5.3 и Приложении №24.

Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?

Для проведения процедуры предварительно необходимо ознакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступать к выбору инструментов.

Причём их тип нередко зависит от толщины и важности конкретного документа. Так, при обращении с совсем тонкими бумагами проще использовать иглу, со средними – дырокол.

Скрепление объёмных плотных папок проходит при участии шуруповёрта и в меру толстой верёвки.

Обычно прошивку осуществляют при помощи следующих предметов и приспособлений:

• дырокол;
• ножницы;
• файл сшивки;
• нитки или тесьма;
• игла;
• шило;
• клей.

Для создания отверстий в особо толстых томах иногда используют дрель. Однако её применение требует осторожности, навыков и правильно подобранного диаметра сверла. В отношении же клея правила предельно просты.

Под запрет попадает резиновый, так как может пропечататься на другие листы. Хорошие варианты: обычный типографский ПВА, казеиновый и силикатный.

Важно! Силикатный клей оставляет после себя жёлтую корку, а карандаш не обеспечивает необходимый для защиты уровень фиксации.

К ниткам тоже предъявляются особые требования. Они должны быть в меру толстыми, очень прочными и несыпучими. Этими критериям отвечает лавсановая лента. В случае её отсутствия следует воспользоваться суровой нитью. Хлопчатобумажная тоже подходит, но только при условии, что будет многократно сложена (для утолщения и повышения стойкости к разрыву).

Важно! Ручной способ с применением нити – не единственно возможное решение. Для сшивания придуманы специальные станки и машины. Некоторые из них скрепляют отдельные листы при помощи пружины, пластиковой или металлической (первый вариант легко расшить обратно). Другие обеспечивают клеевое бесшовное скрепление.

Пошаговые инструкции как прошить документы нитками

Ключевое отличие методов друг от друга – количество отверстий и расстояние между ними. По этому критерию выделяют способы, рассчитанные на 2,3,4 и 5 дырочек. Дополнительного иногда применяется угловой вариант прошивки. Однако он подходит ограниченному числу бумаг (не для дел и отчётов).

В две дырки

Наиболее простой вариант. Подходит для обращения с внутренними бумагами, которые в дальнейшем не будут переданы на рассмотрение сторонним органам.

Алгоритм действий:

• распечатать документ, упорядочить листы;
• пробить дыроколом дыры;
• продеть нить;
• сделать узел на нитке (должен находиться не на лицевой стороне);
• из файла сшивки вырезать лист;
• приклеить его поверх узла таким образом, чтобы кончики верёвки не были полностью закрыты (они должны оканчиваться ниже);
• заполнить лист прошивки.

На листе прошивки уже отпечатаны пункты к заполнению. Остаётся только сделать надписи соответствующего характера. Рекомендованный цвет пасты: синий или чёрный. Обычно этот вопрос регулируется нормативами, составленными на самом предприятии. Если подобного документа нет, работу проводят синей ручкой.

Если листа прошивки нет, то из белой бумаги вырезают клочок размером 3х5 см. Далее его приклеивают и ставят надпись «прошито и пронумеровано». Кроме того, указывается количество страниц, а также реквизиты и подпись ответственного лица, дату. Сверху идёт печать.

Важно! Вместо печати может быть использован сургучный оттиск, но он считается устаревшей и менее надёжной формой пломбировки.

В три прокола

Для начала стоит наметить, где именно будут находиться отверстия. В идеале они должны быть центрированы, если только не требуется иного расположения. Также им надлежит находиться на равном друг от друга расстоянии. Располагают их обязательно по левому краю документа.

Пошаговое представление процесса:

• сделать иглой прокол ровно посередине левого края листа (иголка входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
• выполнить второй прокол (игла входит с лицевой стороны документа, а выводится с обратной);
• сделать третий прокол (игла входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
• заново вдеть иглу в отверстие №1;
• завязать узел (оставить от нитки не менее 7 см);
• приклеить лист прошивки;
• заверить.

В четыре

Последовательность шагов:

• проделывание дырочек;
• вдевание иглы с обратной стороны (должна войти во 2 дырку, если считать справа налево);
• вдевание иголки с ниточкой в 1 дырку справа;
• далее нить снова отправляют во 2 отверстие справа;
• после иглу отправляют в 3 дырку справа;
• затем переходят на крайних левый прокол;
• возвращаются к 3 отверстию;
• выводят на обратную сторону и делают узел.

При формировании узла нужно следить за тем, чтобы ниточка не провисала ни на каких участках. Ей надлежит плотно и аккуратно фиксировать страницы.

В пять

К этой методике прибегают крайне редко. Обычно надзорных и контролирующих органов устраивает вариант с 3–4 дырками. Увеличение до 5 говорит о том, что рассматриваемые бумаги относятся к документам строжайшей отчётности и первостепенной важности. Например, так обращаются с некоторыми отчётами для налоговой.

Важно! При наличии 5 дырок приклеенный прямоугольник должен быть вырезан из папиросной бумаги, а отверстия – располагаться на расстоянии 5 см друг от друга.

Последовательность вдевания иглы в зависимости от номера отверстия (можно считать с любого края):

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.

На этом этапе нить нужно зафиксировать узлом.

На уголок

Устав и некоторые бумаги торговой отрасли можно сшить угловым методом. При таком способе делается дыроколом единичное отверстие в левом верхнем углу. В него вдевается ленточка (40 см), сложенная вдвое. Вставляют её таким образом, чтобы загнутая серединная часть оказалась с обратной стороны, а кончики – с лицевой.

Далее в петельку продеваются хвостики. Тем самым получается узел. Его нужно передвинуть на нелицевую сторону документа и зафиксировать при помощи прямоугольного кусочка бумаги. На листочке пишут:

• прошито, пронумеровано;
• количество листов (буквами и цифрами, последние должны идти в скобках);
• инициалы работника вместе с подписью (сначала идёт последняя, её расшифровку указывают после).

Нельзя прошивать при помощи степлера, клея, скрепок. Они не обеспечивают надлежащий уровень защиты: при таких способах крепления можно незаметно удалить скрепляющий элемент, достать листы, заменить их или подложить новые.

Если аудитор, налоговая служба или иной контролирующий орган увидят документ, прошитый подобный образом, у организации могут быть различного рода проблемы, начиная с отказа в приёме отчётности и заканчивая вынесением ультиматума по немедленному исправлению всех имеющихся в архивах важных бумаг.

Важно! Если сомневаетесь в собственных навыках или столкнулись с необходимостью перепрошивки большого объёма документов, имеет смысл обратиться за помощью к профессионалам.

Услуги подобного рода предоставляются архивами и типографиями. При этом немедленного исполнения заказа ждать не приходится из-за загруженности организаций.

Особенно много у них работы в период сдачи отчётности и дипломов.

Количество дырок на самом деле играет не последнюю роль. При определении требуемого числа следует отталкиваться от важности договора. Самая простая по содержанию документация прошивается при помощи 2 дырок, особо ценная – 5-ю дырками.

Учитывается и расстояние между отверстиями. Оптимальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см. Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заранее намечают, где нужно сделать отверстия.

Однако разлиновка не всегда помогает. Например, скошенные отверстия нередко возникают при подшивании очень толстых документов или журнала. В работе с ними следует применять шило и действовать крайне аккуратно.

Используемую нитку лучше вдеть в иглу – она поможет правильному и точному введению.

Пристальное внимание уделяют нумерации страниц. Ключевые положения по вопросу:

• используются арабские цифры;
• числа располагают по возрастанию;
• место проставления: правый верхний угол;
• нельзя, чтобы число заходило за край листа;
• приложения также подлежат нумерации;
• тип нумерации для приложения: сквозной;
• при прикреплении письма отчёт ведут начиная с конверта (на нём ставят первое по счёту число);
• каждая страница письма нумеруется в зависимости от порядка изложения;
• при работе с делом, представленным несколькими томами, содержимое каждого из них нумеруется отдельно.

Особого подхода требует и печать. Ставить её нужно в последнюю очередь и таким образом, чтобы она одновременно находилась и на листке прошивки и на документе. Если у индивидуального предпринимателя нет личной печати, то он может пропустить этот шаг.

Важно! Если документ после вставляется в папку, то не нужно клеить листок «прошито, пронумеровано, скреплено подписью» сзади на её заднюю стенку. Правильное для этого место: задняя сторона последнего прошитого листка.

При заполнении листа сшивки не нужно мельчить. Каждая единица информации должна легко считываться. Сокращения также недопустимы. Кроме того, следует оформить запись так, чтобы она шла и поверх документа и поверх наклеенного прямоугольника бумаги.

Важно! При условии проведения заверения на основании доверенности, её номер и дату подписания указывают в обязательном порядке.

Подпишитесь на наши Социальные сети

Понравилась?

Загрузка…

Нашли ошибку? Выделите её и нажмите Ctrl + Enter. Мы все исправим!

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

1001urist.ru > Документы > Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

• Какие документы подлежат прошивке
•  Какие документы регулируют прошивание
•  Учимся правильно прошивать документы
• В 2 дырки
•  В 3 дырки
•  В 4 дырки
•  В 5 дырок
•  Заверение прошитых документов
•  Советы по прошивке документов

Какие документы подлежат прошивке

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

• книги приказов по личному составу;
• книги приказов по иным вопросам организации;
• штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой. Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

 Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

• нитками;
• иголкой (штопальной);
• шилом;
• ножницами;
• канцелярским клеем;
• бумажным стикером 4 х 6 см.

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

В 2 дырки

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

 В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

 В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.
4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
5. В верхний прокол заводим нитку сзади.
6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.

 В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

 Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Обратите внимание:  подпись и оттиск печати должны захватывать стикер и страницу, на которой он наклеен. Заверение осуществляется после высыхания клея, чтобы не нарушить целостность наклейки. В обязательном порядке указывается дата заверения или подписания документа.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.

При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Делопроизводство как сшить документы. Как правильно сшивать документы ниткою. Требования сшивать документы. Как правильно сшить документы и заверить

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

При подготовке сшитых папок в архив следует учесть некоторые правила. Допущенные ошибки приведут к возврату сшитой папки для внесения поправок.

Правило 1. Предоставление сшивки в твердом переплете с надлежащим оформлением обложки.

Правило 2. Лист/опись с названием вложенных документов. Его расположение сразу под обложкой.

Правило 3. Листы складываются  и нумеруются строго согласно описи. Порядковый номер в описи и листе должны совпадать.

Правило 4. Предпоследняя страница в папке лист/заверитель. В нем прописывают все особенности предоставляемой папки (поврежденные листы, возможные исправления).

Правило 5. Последняя страница, на которую клеят фиксатор, идентична обложке.

Правило 6. Сшивку проводят дважды, по схеме 4. Одновременно сшивается вся папка вместе с обложкой. Ознакомьтесь с правилами правильной прошивки в инструкции.

Правило 7. Узелок и хвостики закрывают фиксатором размером 4 на 5 см или 4 на 6 см. Длинна хвостиков не менее 5 см. Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и возможными ошибками.

Важно! При составлении папки, нумеровке листов, ошибки/исправления не желательны. Если пропущен лист, на нем допускается проставление номера с буквенным знаком.

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

• книги приказов по личному составу;
• книги приказов по иным вопросам организации;
• штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой. Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.

При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.

» _______________________ Иванов И.И.»

Единственное место на документах, которое не содержит указание на то где нужно расписаться имеется на оборотной стороне последнего листа Устава. При его прошивке необходимо поставить подпись ЗАЯВИТЕЛЯ (того лица, которое идёт к нотариусу) в месте прошивки.

Все документы, составленные более чем на одном листе (как правило речь идёт об Уставе при регистрации ООО или регистрации ЗАО) должны быть прошиты. Если другие документы получаются у Вас на нескольких листах, то их так же необходимо прошить и расписаться уже всем лицам (учредителям) на прошивке на обратной стороне документа.

Заявление в налоговую обычно прошивает уже нотариус. Зачем это нужно — прошивка документов нужна для того, что бы не подписывать каждый лист документа в отдельности. То есть прошивка должна обеспечивать невозможность в этом документе «разобрать» листы (изъять, вставить, заменить) без нарушения целостности прошивки.

Прошить документ, означает, что необходимо либо просто прошить эти документы (иголкой с ниткой сложенной в несколько раз), либо пробить дыроколом дырочки и пропустив через них шнур (или те же нитки) завязать их на обратной стороне документа двойным узлом. После этого, необходимо приклеить сверху шнура листок бумаги, написать прошито, пронумеровано, указать количество листов и расписаться на месте прошивки.

Подготовить журналы конфиденциальных документов для прошивки и последующего переведения на режим архивного хранения.

Чаще всего необходимость прошить документы возникает при отправке пакета документов на тендер и при архивной обработке дел. Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны.

Нумерация листов

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.

Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке.

Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию.

Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов.

Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.

Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов». Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле, вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела.

В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Как правильно сшивать документы ниткой

Для сшивки документации нужно использовать специальную нитку. Она имеет особую прочность, плотность, толщину, не рвется. Если нет под руками позиции из ниже перечисленных, можно использовать обычную нитку для шитья, предварительно сложив ее в несколько слоев.

К любой работе нужно подготовиться, особенно если это касается документации. Правильная подготовка настроит на нужный лад, поможет сконцентрироваться. Рассеянность во время сшивки документации всегда приводит к ошибкам.

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах. Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…

Предлагаем ознакомиться  Что по закону положено погорельцам

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.

На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано {amp}lt;количество листов цифрами{amp}gt;(количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.