Как заверить выписку из протокола кто подписывает

Содержание

Протоколы заседаний: составление и оформление

Как заверить выписку из протокола кто подписывает

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.

), как постоянных, так и временных.

Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений.

Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности, например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись, после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон, после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Оформление реквизитов протокола

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления.

Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Датой протокола

Кто подписывает выписку из протокола

Как заверить выписку из протокола кто подписывает

swift , 11 апреля в Юридические лица.

Правильно ли, что на выписке из протокола стоит только подпись генерального директора и печать общества? Нотариус никогда не заверит вам ни протокол ни выписку, так как это означало бы заверение подписи лиц, подписавших протокл, а они же не при нотариусе его подписали.

Но на деле в ООО никакая выписка не делается, снимается копия с протокола заверяется директором, ставится надпись “копия верна. Одни организации требуют, чтобы Выписка из протокола была заверена ген. Третьи организации требуют, чтобы выписку предоставили нотариально заверенную.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Выписка из приказа и протокола
  • Зачем нужна и как составляется выписка из протокола общего собрания
  • Выписка из протокола
  • выписка из протокола
  • Как оформляется выписка из протокола
  • Выписка из протокола заседания комиссии

Выписка из приказа и протокола

Акционерные общества России Арбитражная практика Библиография Библиотека Законодательные и нормативные акты Календарь корпоративных событий Квартальные отчеты эмитентов Образцы документов Семинары Словарь корпоративных терминов. Вопросы и ответы Статьи. Новости сайта Архив новостей.

Уважаемые господа, кто подписывает выписку из протокола ОСА: генеральный директор общества или председатель собрания и его секретарь? У меня всегда стояли стояли председатель и секретарь, но увидев документы солидной фирмы, где в качестве подписанта выписки указан Гендир, замучили сомнения Наш Сбербанк требовал чтобы председатель и секретарь, а ЦМД раньше – руководитель образец его подписи у них имелся в любом случае.

А ФСФР? Но будьте внимательны, не подписывайте выписку черной ручкой, а то ее могут принять за копию и сделать приостановку, такое реально было :. Только Секретарь, нечего ПСД мучить. Надо только не забыть прописать это полномочие в Положение об ОСА, чтобы въедливые не придирались.

Выписку из протокола ОСА подписывает ГД, так как этот документ является документом общества, а ГД может заверять все документы общества. Также выписку может заверить как председатель так и секретарь ОСА, так как изначальный документ подписан ими, а в идеале и председатель и секретарь.

А печать Общества на подпись председателя ОСА ставите? Подписывать выписку только ГД считаю некорректной, за исключением случаев, если это полномочие напрямую не предусмотрено Уставом.

ГД может заверить копию выписку, как любой документ Общества, но в таком случае это должна быть копия с уже подписанной выписки. Правда печать все же поставлю как на выписке так и на протоколе, иначе не получится нотариально заверить протокол.

Это во-первых, а во-вторых все же считаю, что данные документы протокол и выписки ОСА, СД должны быть заверены печатью общества. В подтверждение могу привести пункт 3. ГОСТ Р 6. Документы заверяют печатью организации”.

Данный пункт ГОСТа распространяется на документы, предусматривающие заверение подлинной подписи. Поэтому как у нотариуса, так и в рег.

Подписывая выписку из Протокола ПСД Вы делаете оригинальный документ содержащий часть сведений из Протокола, поэтому если иная процедура по подписанию этого документа не предусмотрена Уставом, Положением об ОСА, выписка подписывается, так же как и Протокол.

Сугубо на мой взгляд, в противном случае будут ли такие документы являться документами АО станет сомнительным. Соглашусь с didal, в противном случае контрагентами ставится под сомнение, что они исходят от общества. ФЗ об АО вообще предусмотрено только наличие такой печати. Проставление печати на различных документах регулируется россыпью иной нормативки.

И зачастую этот вопрос зависит от контрагента иногда с ним не поспоришь. Или это не принципиально? Как правило, я представляю в ФСФР копии протоколов.

Выписки делаю только в случае проблем с каким-либо протоколом и если его невозможно переподписать. То есть если на регистрацию выпуска и предоставляю выписку, то подписана она у меня, как правило, руководителем.

Требования к документам в каждом РО свои бывает и у разных специалистов одного РО различаются. Был случай когда с меня потребовали, чтобы протокол СД подписал ещё и секретарь СД а он в этом АО никогда не избирался.

В общем – казино как повезет.

У меня все было проще. Уставом оговорено, что выписки подписывает секретарь, на которых ставится печать для заверения лица, подписавшего выписку. Имхо, проще и быстрее поставить печать, чем каждый раз объяснять, что она не обязательна. Присутствие в списке лиц, на чью подпись ставят печать а это обычно только топ-менеджмент , благоприятно сказывается на имидже КС в компании.

Везде проходили.

Кроме одного раза в Центральном Московском Депозитарии – там потребовали на этой выписке из протокола об избрании гены еще добавить подпись гены, что, мол, подписи Председателя и секретаря подтверждает.

Мне как-то и в голову не приходили, что выписку собрания об избрании генерального подписывать у генерального. Остальные – у генерального никогда не подписывала. Но печать ставила всегда на всякий случай.

Уважаемые вопрошающий и все остальные участники диспута! С остальными РО не сталкивался.

Моё личное мнение: выписки из ЛЮБЫХ документов общества подписывает единоличный исполнительный орган общества, имеющий право действовать от имени общества без доверенности.

Возможно, вы и правы, но повторяю : у меня несколько лет прекрасно принимают и 46 налоговая в Москве и ФСФР на Ленинском, а теперь и в Старомонетном – с подписями Председателя и секретаря.

И все нотариусы. Неужели нельзя принять решением собрания пунк в устав? Копии протоколов общих собраний акционеров и заседаний Совета директоров Общества, выписки из данных документов, удостоверяются корпоративным секретарем Общества и заверяются печатью Общества. Уважаемый serg! Иногда с акционерами решить решить какую-либо проблему трудно – особенно если это касается устава.

По моей практике – устав это вообще камень преткновения, его вообще лучше не трогать, предложений появится сразу же приличное количество – и каждый более или менее крупный акционер будет продвигать свое, при это не ать за остальные!

Проект Федерального закона N “О внесении изменений в Федеральный закон “О рынке ценных бумаг” и отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования правового регулирования осуществления эмиссии ценных бумаг” ред. Акционерные общества России. Арбитражная практика. Законодательные и нормативные акты. Календарь корпоративных событий. Квартальные отчеты эмитентов. Образцы документов. Словарь корпоративных терминов.

Корпоративное управление. Размещение ценных бумаг. Раскрытие информации. Регулирующие органы. Реестр ценных бумаг. Ценные бумаги. Вопросы и ответы. Новости сайта.

Зачем нужна и как составляется выписка из протокола общего собрания

Перейти к содержимому. У вас отключен JavaScript. Некоторые возможности системы не будут работать.

Выписка из протокола заседания комиссии — документ, который может потребоваться в самых разных случаях. На предприятиях и в организациях работа всевозможных комиссий не такое уж и редкое явление. Обычно в состав комиссий включается несколько сотрудников компании, которые профессионально решают поставленные перед ними задачи.

Выписка из устава. Выписка по счету. В процессе делопроизводства часто требуются выписки из протоколов. С помощью протоколов оформляются важные собрания и заседания.

Выписка из протокола

Юридические лица, созданные на основании членства в них граждан и иных организаций, решают основные вопросы деятельности на общем собрании участников, которое является высшим органом управления.

Уставами или положениями устанавливается его компетенция и определяется, решения по каким вопросам правомочны принимать все участники.

К таким организациям, образованным по принципу членства, относятся хозяйственные общества, наиболее распространенными из них являются акционерные и общества с ограниченной ответственностью, а также некоммерческие объединения граждан и юридических лиц: всевозможные ТСЖ, СНТ, ЖСК, некоммерческие партнерства, ассоциации и союзы. Инициатива созыва собрания принадлежит исполнительному органу или группе участников, числом не менее определенного процента от их числа согласно учредительным документам. Процедура должна отвечать требованиям закона, регулирующего деятельность организации, и устава. Всем членам заблаговременно должно быть выслано уведомление, содержащее дату, время, место проведения и повестку дня. В целях проверки правомочности собрания и наличия кворума рекомендуется проводить регистрацию прибывших с указанием документа, удостоверяющего личность, и проставлением подписи участника напротив своей фамилии.

выписка из протокола

Чтобы закрыть тему копий и их заверения, сегодня поговорим про выписку. Это тоже своего рода копия документа, но воспроизводящая лишь его часть.

Причин воспроизведения лишь фрагмента документа обычно две: первая — исходник содержит закрытую информацию персональные данные, коммерчески важные сведения , вторая — исходник слишком велик, а для дела нужен лишь незначительный фрагмент его содержания.

Кое-что о выписках мы уже разбирали в этой статье , а сегодня углубимся в тему. Запросить выписку может как работник организации, так и государственный или судебный орган.

С помощью протокола документируют происходящее на собрании или заседании. В организации, созданной на основе членства участников — физических и юридических лиц — коллегиальные решения обязательны для исполнения.

Акционерные общества России Арбитражная практика Библиография Библиотека Законодательные и нормативные акты Календарь корпоративных событий Квартальные отчеты эмитентов Образцы документов Семинары Словарь корпоративных терминов. Вопросы и ответы Статьи. Новости сайта Архив новостей. Уважаемые господа, кто подписывает выписку из протокола ОСА: генеральный директор общества или председатель собрания и его секретарь?

Как заверить выписку из протокола кто подписывает

Как заверить выписку из протокола кто подписывает

Чаще всего такой тип документа используется для фиксирования оперативок или других коротких рабочих собраний. Чаще всего протоколы, как и выписки из них, составляются на фирменных бланках предприятия, или на альбомных листах со штампом компании.

Обязательно в бумаге должна быть указана такая информация: Полное название компании или организации.

Название документа, который составляется. В нашем случае это протокол или выписка из него. Порядковый номер протокола.

Место, где проводилось заседание. Если необходимо ставится гриф утверждения, но это не является обязательным условием. Дата, когда проводилось собрание или оперативка. Текст документа, который разделяется на вводный и основной.

В вводной части обязательно указываются данные обо всех участниках собрания, их данные и должности, которые они занимают.

Подписи все участников мероприятия, которыми они подтверждают правильность и достоверность всего изложенного в документе.

alishavalenko.ru

Справка В заголовочной части протокола указываются следующие обязательные реквизиты:

  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления или издания документа.
  • наименование вида документа;
  • наименование организации;

Рассмотрим ситуацию, если заседание (совещание) проводится в структурном подразделении. В заголовочной части перед словом ПРОТОКОЛ указывают наименование структурного подразделения. Срок его изготовления обычно — от 3 до 5 дней.

Изготовленный документ подписывается председательствующим и секретарем и хранится вместе со всей документацией сбора: уведомлением, листом регистрации, черновыми записями о ходе обсуждений.

Ненадлежащее составленный протокол может быть основанием для признания принятого решения недействительным.

Собрания участников могут проводиться путем заочного ания, без созыва всех членов организации.

Как подготовить выписку из протокола

Аналогичным образом из документа исключаются все фрагменты, касающиеся обсуждения сторонних вопросов.Рассмотрение вопроса повестки, по которому готовится выписка, приводится точно с порядковым номером, формулировкой, ходом обсуждения и принятыми решениями.В завершении выписка подписывается председательствующим и заверяется печатью.

Далее следует реквизит, заверяющий ее подлинность «Выписка верна» («Верно») и ставится подпись секретаря с расшифровкой.Оригинал выписки из протокола нумеруется, прошивается и заверяется печатью и подписью уполномоченного лица. Совет полезен? Да Нет Распечатать Поиск

  1. Как зарегистрировать автономную некоммерческую
  2. Как добавить вид деятельности у ООО
  3. Как составить реестр документов

Выписка из протокола общего собрания

Срок его изготовления обычно — от 3 до 5 дней.

Собрания участников могут проводиться путем заочного ания, без созыва всех членов организации. В таких случаях инициаторы уведомляют в обычном порядке о созыве и порядке принятия решений по вопросам повестки.

Для АО и ООО законодательством предусмотрено нотариальное удостоверение принятых решений.

Кто подписывает выписку из протокола общего собрания

Это правило касается внутренних документов предприятия.Если возникает потребность цитировать определенную часть протокола, а весь остальной его смысл просто не нужен, делается выписка.

При этом совсем не нужно предоставлять полную версию протокола, достаточно чтоб документ был правильно оформлен. Так же выписка поможет донести до масс только некоторые сведения, а основную информацию оставить за кадром.В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего.

Запись выступления отделяют от фамилии тире.

Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании.

    протоколаВыписка из протокола заседания комиссииЧто такое протокол заседания комиссииВиды протоколовЗачем делать выпискуЧем отличаются выписка и копияКто делает выпискуКак получить выпискуОбразец выписки из протокола заседания комиссииЧто такое выписка из протокола и как правильно ее составить?Общая информацияПорядок получения документаВажная информацияВыписка из протокола общего собрания — образецОсновные моменты, которые понадобятся при составленииЧто представляет собой выписка, и зачем она нужна?Как оформляется выписка из протокола?Кто должен подписывать документКак оформить выписку из протокола: осваиваем теорию и изучаем образецНормативно-методическая база оформления протоколаОформление протоколаВыписка из протокола

Что такое выписка из протокола и как правильно ее составить?

Он определяет, что выписка из документов (в т.

ч. ) должна выдаваться по требованию любого гражданина или организации, чьи права затронуты обозначенными там решениями;

  • нормами, регулирующими деятельность разных юридических лиц. В отношении ООО к таким относится, например, ФЗ № 14 от 08.02.1998 г.
  • ГОСТом рекомендовано делать выписку на фирменном бланке организации.

    Она состоит из нескольких частей:

    1. результирующей части (решение) из раздела «ПОСТАНОВИЛИ»;
    2. основной — нужные абзацы из повестки дня, разделы «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»;
    3. вводной (наименование, дату и место проведения собрания, список присутствующих с распределением по ролям, отметку о кворуме). Воспроизводится в соответствии с протоколом;
    4. блок «Подписи»: перечень участников, подписавших протокол, их ФИО.

    В конце синей шариковой или гелиевой ручкой проставляется заверение.

    Совет 1: Как оформить выписку из документа

    Вводную часть выписки завершите размещением фрагмента текста, касающегося непосредственно заданного вопроса (пункт из повести дня собрания или др.

    ), с указанием его порядкового номера согласно положению в исходном документе. 3 Теперь найдите и скопируйте фрагмент текста, описывающий ход обсуждения данного вопроса (если оно было) и принятое по нему решение.

    Вставьте цитату в выписку, не забыв включить туда нумерацию из основного документа.

    Здесь же разместите фамилии, инициалы и должности ответственных лиц, подписавших оригинал. 4 Готовую выписку заверьте у лиц, уполномоченных к выполнению подобных действий.

    Чаще всего это секретарь организации или кадровик. Здесь выписка будет сверяться с оригинальным документом на предмет точного соответствия.

    Кто подписывает выписку из протокола общего собрания

    Как заверить выписку из протокола кто подписывает

    Порядок проведенияКак правило, на общем собрании большинством принимаются решения: о создании, реорганизации, ликвидации ООО; утверждение устава и. В процессе делопроизводства часто требуются выписки из протоколов. С помощью протоколов оформляются важные собрания и заседания. Но как выписку из протокола правильно подготовить?

    Понятие и особенности выписки из протокола

    Выписка из протокола — копия его отдельных частей, сформированная и заверенная установленный образом. В законодательстве нет особых норм, регулирующих порядок составления выписки. Часто правила по подготовке, оформлению и заверению документа содержатся в локальных нормах — принятых в организации инструкциях по делопроизводству. Если таких нет, руководствуются:

    • ГОСТ Р . В нем есть определение понятия «выписка из документа», которое применяется в отношении выписки из протокола;
    • ГОСТ Р . Включает правила оформления документов, в том числе порядок заверения, внесения реквизитов;
    • действующим до сих пор Указом Президиума ВС РФ СССР № 9779-X от . Он определяет, что выписка из документов (в т. ч. протоколов) должна выдаваться по требованию любого гражданина или организации, чьи права затронуты обозначенными там решениями;
    • нормами, регулирующими деятельность разных юридических лиц. В отношении ООО к таким относится, например, ФЗ № 14 от г.

    Заполнение документа

    ГОСТом рекомендовано делать выписку на фирменном бланке организации. Она состоит из нескольких частей:

    • вводной (наименование, дату и место проведения собрания, список присутствующих с распределением по ролям, отметку о кворуме). Воспроизводится в соответствии с протоколом;
    • основной — нужные абзацы из повестки дня, разделы «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»;
    • результирующей части (решение) из раздела «ПОСТАНОВИЛИ»;
    • блок «Подписи»: перечень участников, подписавших протокол, их ФИО.

    В конце синей шариковой или гелиевой ручкой проставляется заверение.

    Выписка из протокола общего собрания трудового коллектива о награждении (ее образец) доступен для просмотра ниже, скачать его можно здесь.

    Выписка из протокола общего собрания трудового коллектива о награждении

    Выписка из протокола трудового коллектива о награждении — 1Выписка из протокола трудового коллектива о награждении — 2

    Скачать выписку из протокола педагогического совета (ее образец) можно здесь.

    Выписка из протокола педсовета (образец)

    Выписка из протокола профсоюзного собрания также доступна для скачивания.

    Выписка из протокола профсоюзного собрания (образец)

    Выписка из протокола заседания аттестационной комиссии также доступна для скачивания.

    Выписка из протокола заседания аттестационной комиссии

    Выписка из протокола заседания аттестационной комиссии — 1Выписка из протокола заседания аттестационной комиссии — 2

    Функции

    Выписка необходима для предоставления заинтересованным сторонам, контрагентам, государственным структурам. Чаще всего ее оформляют в двух случаях:

    • в протоколе содержится информация, представляющая коммерческую или личную тайну;
    • полный текст протокола слишком большой.

    Выписки, посвященные какому-либо решению, могут рассылаться заинтересованным сторонам (работникам, филиалам организации). Часто таким образом руководство доносит предписания и приказы до исполнителей.

    О том, как оформить выписку из протокола, читайте ниже.

    Как оформляется выписка из протокола?

    Не смотря на то, что нет четко регулированного порядка составления выписки, лучше всего придерживаться такого проверенного алгоритма:

    1. Для начала нужно дать название документу. В данном случае это будет « Выписка из протокола собрания…». Обязательно правильно укажите название собрания, его дату и присутствующих на ней работников.
    2. Из основного документа следует скопировать вводную часть. При этом обязательно прописываются все реквизиты оригинала, в которые входит дата и место собрания, количество присутствующих работников.
    3. Процитируйте из протокола нужный отрывок, делать это нужно предельно внимательно, которая касается именно нужного вопроса. Так же обязательно указывается порядковый номер пункта, по которому делается выписка.
    4. Основной текст документа формируется с помощью копирования основного текста нужного пункта. Нужно скопировать только ту часть, которая касается именно того вопроса, который нужен для раскрытия темы.

    Кто подписывает выписку из протокола совета директоров

    Как заверить выписку из протокола кто подписывает

    Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

    Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

    Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

    Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

    Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности , например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

    Подготовительный этап

    Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

    Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в ании по принимаемым решениям.

    Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

    Если заседание стенографировалось или велась звукозапись , после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами).

    Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

    Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон , после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

    Оформление реквизитов протокола

    С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

    Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

    Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

    Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Датой протокола

    Выписка из протокола общего собрания

    Как заверить выписку из протокола кто подписывает

    Как правило, на общем собрании большинством принимаются решения:

    • о создании, реорганизации, ликвидации ООО;
    • утверждение устава и внесение в него изменений;
    • участие в других юридических лицах;
    • образование исполнительных органов и выборы органов управления;
    • утверждение годового отчета;
    • назначение ревизионной или аудиторской проверки.

    Инициатива созыва собрания принадлежит исполнительному органу или группе участников, числом не менее определенного процента от их числа согласно учредительным документам. Процедура должна отвечать требованиям закона, регулирующего деятельность организации, и устава. Всем членам заблаговременно должно быть выслано уведомление, содержащее дату, время, место проведения и повестку дня.

    В целях проверки правомочности собрания и наличия кворума рекомендуется проводить регистрацию прибывших с указанием документа, удостоверяющего личность, и проставлением подписи участника напротив своей фамилии.

    Собрание в самом начале должно выбрать председательствующего, на которого возлагается его проведение, и секретаря для ведения протокола.

    В протоколе должен быть отражен весь его ход, выступления участников, прения, обсуждения вопросов повестки, ание и его результаты, принятые решения:

    • Во вводной части указывается дата начала и окончания сбора, количество лиц, принимающих в нем участие, процентное соотношение прибывших к общему количеству членов организации, наличие или отсутствие кворума, а также вопросы, включенные в повестку.
    • В основной части описывается последовательность рассмотрения вопросов, при этом можно составить краткий протокол с фиксацией пункта повестки и принятого решения или полный с записью речей докладчиков, реплик, мнений.

    По окончании собрания составляется официальный протокол на основании записей, которые вел избранный секретарь. Срок его изготовления обычно — от 3 до 5 дней. Изготовленный документ подписывается председательствующим и секретарем и хранится вместе со всей документацией сбора: уведомлением, листом регистрации, черновыми записями о ходе обсуждений.

    Ненадлежащее составленный протокол может быть основанием для признания принятого решения недействительным.

    Собрания участников могут проводиться путем заочного ания, без созыва всех членов организации. В таких случаях инициаторы уведомляют в обычном порядке о созыве и порядке принятия решений по вопросам повестки.

    Голосование проводится путем заполнения высланных организатором бюллетеней в течение определенного срока. По итогам подсчета , отраженных в бюллетенях, составляется протокол.

    Такая форма ания может быть применена и в обычных очных сборах в целях исключения факта отказа участником от выраженного мнения.

    Для АО и ООО законодательством предусмотрено нотариальное удостоверение принятых решений. Но если в уставе установлено, что протокол должен быть подписан всеми участниками лично или с использованием электронной подписи, позволяющей достоверно установить волю авшего, то можно не привлекать нотариуса.

    Основные моменты ↑

    С помощью протоколов документируются заседания учреждений, собрания советов, различные конференции, доклады, комиссии и прочее. Исходя от типа заседания, протокол бывает полным и кратким.

    В краткой версии протокола акцентируются обсуждаемые вопросы, данные докладчиков и окончательное решение. Применяется подобный документ в случае оперативных собраний.

    Протокол полного вида подробно фиксирует весь процесс заседания, включая любые мнения, замечания и реплики. Используется такая форма при необходимости детальной фиксации заседания.

    В основном составляются протоколы на фирменных бланках организации и охватывают следующие сведения:

    • название организации;
    • заглавие документа;
    • номер протокола;
    • место проведения заседания;
    • гриф утверждения (при необходимости);
    • дата собрания;
    • заголовок;
    • вводный текст;
    • основной текст;
    • подписи участников.

    Вводная часть протокола содержит сведения об участниках, их персональных данных и должностях. Здесь же содержатся вопросы повестки дня и перечень докладчиков.

    В основной части документа фиксируется детальное рассмотрение каждого из обсуждаемых вопросов. Пишется, кто слушал доклад, кто выступал и что было решено по данному вопросу.

    Подробно излагается выступление каждого из докладчиков. При полном оформлении текст протокола может получиться весьма объемным, заняв несколько листов.

    При необходимости использования данных из протокола копировать весь документ крайне нерационально.

    К тому же на повестку дня может быть вынесено сразу несколько вопросов, в том числе и конфиденциальной принадлежности. Именно потому удобно и целесообразно применение выписок из протоколов.

    Что это такое

    Выпиской из протокола именуется копия части основного документа. При оформлении выписок обязательно наличие:

    • вводной части, с указанием повестки дня;
    • дословное изложение нужных абзацев с указанием заслушанных вопросов и принятых решений;
    • реквизитов аналогичных протоколу;
    • заверительной подписи (слово «верно», должность составителя, дата, подпись, расшифровка подписи).

    Основной текст выписки это точная копия нужной части протокола. Главной ее задачей является передача сведений о принятом решении по определенному вопросу.

    Зачем это нужно

    Выписки из протоколов применяются, когда нужно довести решения, принятые в процессе заседания, до сведения заинтересованных субъектов.

    На практике создание выписок помогает осуществлять контроль за производственными процессами, исполнением административных и управленческих решений.

    С помощью выписок формируется деловая документация организации. Например, основой для ведения деятельности садового некоммерческого товарищества становится выписка из протокола общего собрания.

    Образец решения, СНТ-сообществом принятым, регламентирует действия ответственных лиц. Протоколами оформляются все собрания СНТ.

    Председатель товарищества впоследствии посредством рассылки выписок информирует о принятых решениях ответственных лиц и заинтересованные организации.

    Зачастую выписки из протоколов замещают собой распорядительные документы, например, решения. В подобной ситуации выписка становится инструментом доведения решения до непосредственных исполнителей.

    При этом секретарь организации в течение двух дней после подписания протокола составляет выписку. Затем копии их рассылаются ответственным исполнителям.

    Правовое регулирование

    Терминологический стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» не включает определения «выписки из документа».

    Стандартными нормами предполагается «архивная выписка». Именно эта дефиниция наиболее соответствует описанию «выписки из документа».

    Непосредственно «выписка из документа» употребляется в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран – «выписка из документа это рукописная либо машинописная копия части письменного документа».

    Нужно полагать, что регламент по оформлению выписок из документов, в том числе и из протокола, отвечает оформительской процедуре копий документов. Но это верно лишь отчасти.

    На практике выписка составляется, когда копировать весь документ нежелательно или нецелесообразно. К примеру, при большом объеме документа или наличии в нем секретных сведений.

    В делопроизводственном процессе при заверении документальных копий употребляется реквизит «Отметка о заверении копии документа».

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.