Скачать журнал учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек

1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Кто заполняет

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

• кадровик
• бухгалтер
• hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Пример заполнения книги учета трудовых книжек

На обложке:

• полное наименование организации;
• дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Заполняем при приеме на работу

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:

Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер.

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи

Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.

При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).

Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу.

Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.

Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Заполняем при увольнении

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал.

Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.

Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.

Как прошить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Как опломбировать книгу учета трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

1. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
2. Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранения и уничтожение

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Где можно купить

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Штрафы за отсутствие или нарушения учета

В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Заполненный образец Книги учета движения трудовых книжек

Материалы по данной теме есть в КонсультантПлюс. Получить доступ

Книга учета движения трудовых книжек 2020 | Скачать образец

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

• название документа;
• количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
• дату начала ведения журнала;
• подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Журнал учёта трудовых книжек — образец (скачать)

Работодатель, официально нанимающий сотрудника, в соответствии с нормами российского права должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке или (при её отсутствии) завести для работника новую.

В отличие от заполнения анкеты для соискателя при приеме на работу, это требование является обязательным, а его несоблюдение влечёт за собой наложение на индивидуального предпринимателя или организацию штрафа в фиксированном размере.

Трудовая книжка хранится в отделе кадров предприятия с момента оформления сотрудника до его увольнения.

По окончании договорных отношений между компанией и работником книжка выдаётся ему на руки; если выдача невозможна, документ пересылается по почте или хранится на предприятии до истечения установленного срока.

Чтобы отслеживать все перемещения трудовой книжки, используется специальный журнал; о правилах и порядке его заполнения будет рассказано далее.

Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек?

Предназначение журнала регистрации трудовых книжек ясно из названия документа: он необходим, чтобы отслеживать все перемещения документа внутри предприятия-работодателя. Согласно пунктам 40–41 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» (Постановление Правительства России №225 от 16 апреля 2003 года) указанный журнал относится к числу обязательных для ведения документов.

Журнал учёта трудовых книжек — важный документ

В отличие от некоторых других шаблонов, например формы заявления о приеме на работу, разрабатываемой каждой организацией, государственной или коммерческой, самостоятельно, журнал учёта движения книжек — унифицированный документ, к заполнению и хранению которого предъявляются самые строгие требования.

Важно: вышеназванный журнал ведётся в пределах одной структуры (ИП, ООО, фирмы, госучреждения). При переходе работника на новое место данные его трудовой книжки прописываются сотрудником отдела кадров или другим ответственным лицом в «свой» журнал.

В журнал, или книгу, движения трудовых книжек вносятся как заведённые ранее документы, так и выданные человеку, в первый раз устраивающемуся на работу, а также дубликаты утерянных документов. В идеале в нём должны содержаться сведения обо всех книжках, имеющих хождение внутри предприятия.

  Как перевести деньги с карты на карту Сбербанка?

В соответствии с упомянутыми выше Правилами (пункты 40–41) журнал учёта трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям и условиям:

1. Срок его хранения после сдачи в архив — 75 лет. По истечении этого времени документ должен быть утилизирован любым приемлемым для организации способом.
2. Журнал должен иметь твёрдый переплёт, защищающий содержимое от механических и химических повреждений: ударов, разрывов, намокания и действия агрессивных жидкостей. Это обусловлено потенциально длительным сроком использования книги регистрации движения.
3. Страницы журнала должны быть прошиты, а листы пронумерованы (как обычно, с внешней стороны вверху), чтобы исключить возможность фальсификации или случайной утери части содержащихся в нём сведений.

Важно: на месте сшива должны находиться указание суммарного количества листов и подпись руководителя предприятия, филиала или отдела кадров.

Этим требованием зачастую пренебрегают, просто прошивая книгу и пронумеровывая страницы, однако при проверке «недооформленный» журнал вызовет нарекания, а при повторно выявлении нарушения ИП или организации придётся заплатить за свою халатность штраф в размере 1000 или 30000 рублей соответственно.

1. Прошитый документ должен быть в обязательном порядке скреплён пломбой или сургучной печати, без повреждения которых невозможны выемка листов или добавление новых. Печать должна быть исключительно сургучной (применение мастики не допускается) и соединять внутреннюю часть обложки книги, концы использованного для прошивки шнура и часть листа со сведениями об объёме документа. Закон не даёт однозначного определения пломбы, однако на основании сложившейся практики можно сделать вывод, что она должна соответствовать основному требованию: препятствовать механическому изменению количества листов в журнале.

Важно: в ходе пересмотра практики делопроизводства законодателем было принято решение разрешить использование для заполнения книги не только шариковых, но и гелевых пишущих ручек следующих цветов: синего, чёрного и фиолетового.

Другие варианты в настоящее время не допускаются в качестве основных, однако могут использоваться — например, для выделения важных деталей или отделения одной записи от другой при ведении рукописной книги.

Обычно для этого применяются красные или другие чернила яркого оттенка.

Формально ведение рукописной книги учёта трудовых книжек не является нарушением, однако значительно легче (как для ответственного сотрудника, так и для проверяющих), если она будет заполняться в электронном виде. Унифицированную форму журнала можно бесплатно скачать, воспользовавшись приведённой в последнем параграфе ссылкой.

  Актуальный список профессий с вредными условиями труда

Как заполняется журнал учёта трудовых книжек?

Поскольку журнал движения трудовых книжек, в отличие от текстов благодарственных писем за хорошую работу и других необязательных документов, стандартизован (форма приведена в Приказе Министерства труда Российской Федерации №69 от 10 октября 2003 года), его заполнение должно происходить в строгом соответствии со следующим планом:

• Первый столбец — номер трудовой книжки по порядку. Внутри документа используется, как обычно, сквозная нумерация (от начала до конца).
• Второй, третий и четвёртый столбцы — дата, месяц (цифрой или прописью) и год оформления новой книжки, регистрации уже существующей или вкладыша в неё. Чтобы не усложнять себе жизнь, сотрудники отдела кадров обычно вносят в эти столбцы дату приёма на работу — это не является серьёзным (и тем более выявляемым) нарушением.
• Пятый столбец — фамилия, имя, отчество (или другие имеющие национальный характер именования) поступившего на работу человека.
• Шестой столбец — серия и номер трудовой книжки (или вкладыша).
• Седьмой столбец — специальность, профессия или должность вновь принятого на работу российского гражданина или иностранного подданного. Как и в случае с личными данными, все наименования здесь должны быть приведены полностью, без сокращений и прочерков.
• Восьмой столбец — полное наименование предприятия-работодателя и, если оно существует, подразделения, в котором будет трудиться принятый на работу человек.
• Девятый столбец — дата и номер документа, явившегося основанием для официального трудоустройства гражданина.
• Десятый столбец должен содержать подпись (можно с расшифровкой) ответственного лица, принявшего существующую трудовую книжку или заполнившего новую.
• Одиннадцатый столбец — сумма, полученная за оформление (заполнение) книжки. В большинстве случаев этот столбец остаётся незаполненным, что является нарушением: при отсутствии данных в нём должен стоять прочерк или принятый в российской практике символ — латинская Z с двумя пересекающими её горизонтальными штрихами.
• Двенадцатый столбец — дата (число, месяц, год) выдачи работнику трудовой книжки на руки после прекращения действия обычного или срочного трудового договора. Если документ планируется переслать почтой, в этом столбце должна стоять дата отсылки. Если по каким-либо причинам вернуть работнику книжку не представляется возможным, необходимо поставить в этой и следующей графах прочерк.
• Тринадцатый столбец — подпись (можно с расшифровкой) уволенного гражданина. Если человек отказывается расписываться в журнале, в столбце следует указать номер и дату соответствующего акта.

Важно: при необходимости внесения корректировок неверные сведения зачёркиваются горизонтальной линией (не крест-накрест), а ниже указывается правильная информация.

Все исправления должны быть перечислены на внутренней части передней обложки, с указанием номера записи и даты корректировки.

Напротив каждого такого «сообщения» обязана стоять подпись внесшего изменения ответственного лица.

Книга учета трудовых книжек образец — скачать

Бесплатно скачать книгу (журнал) движения трудовых книжек в удобном для печати, заполнения и редактирования формате DOC, совместимом с большинством текстовых редакторов, можно по ссылке ниже.

• Скачать образец книги учета трудовых книжек .doc

Подводим итоги

Журнал учёта трудовых книжек — важный документ, заполнение которого следует производить в строгом соответствии с действующими нормами закона. Книга должна быть опломбирована или опечатана, а кроме того, храниться в безопасных условиях. Каждое сделанное исправление необходимо подтверждать подписью ответственного специалиста на внутренней стороне обложки.

  Сколько стоит «Мобильный банк» в Сбербанке?

Пренебрежение этими требованиями или полное отсутствие журнала — административное правонарушение, наказываемое штрафом. Пусть его размер и невелик, работодателю следует соблюдать предписания закона — это позволит не только сэкономить деньги предприятия, но и ещё немного усовершенствовать внутреннюю систему документооборота.

Журнал учета трудовых книжек образец

Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

Образец заполнения книги учета трудовых книжек

Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад. Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов. Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса.

Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.

Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.

В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.

2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.

5 – полное ФИО работника.

7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста.

8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.

9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.

10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.

11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.

12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.

Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.

К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью.

Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф.

Книга учета трудовых книжек

Приём на работу всегда предполагает список необходимых документов для оформления. В этом списке основную роль занимает трудовая книжка. Она переходит от работника и оформляется по всем правилам в журнале учета движения трудовых книжек.

Скачать образец книги учета трудовых книжек можно в статье ниже, журнал является обязательным для фиксации сведений о получаемых трудовых книжках персонала.

Этот документ находится на предприятии продолжительный период времени — 75 лет. Поэтому правильное его оформление очень важно. При приобретении книги учета трудовых книжек следует учитывать, что плотный переплет прослужит дольше.

Ответственность за скрупулезное ведение книги учета ложится на руководителя, если он предварительно не издал приказ о переложении ответственности на другого.

Журнал учета содержит данные о трудовых книжках, дубликатах, вкладышах людей, трудящихся на предприятии. Как уже имеющихся у работника, так и оформленных на месте.

Книга позволяет обобщить сведения, собрать их в одном месте, отслеживать процесс движения трудовых книжек.

Другие образцы регистрационных журналов и книг учета:

• инструктажа на рабочем месте — образец;
• трудовых договоров — образец;
• приказов по личному составу — образец.

Основные требования к заполнению книги учета трудовых книжек

К оформлению книги учета предъявляются такие требования:

1. Журнал прошивается и нумеруется. Обязательно ставится опечатка. Без нее такой журнал считается недействительным по закону.
2. В конце ответственный за ведение документа ставит дату и личную подпись, таким образом подтверждая правильность внесенных в неё данных.
3. На титульном листе пишется название учреждения, дата начала и окончания действия журнала.

Данные трудовой книжки поступившего на службу сотрудника вносятся следующим образом:

• присваивается порядковый номер документа;
• дата начала трудовой деятельности (стоит уточнить: она должна совпадать с датой, записанной в трудовой книжке);
• фамилия, имя, отчество вновь прибывшего сотрудника;
• серия и номер трудовой книжки (так же как и вкладыша);
• профессия, должность работника;
• структурное подразделение;
• основание приёма на работу (чаще всего приказ);
• подпись лица, который является ответственным за ведение учетной книги (чаще это кадровый работник, но на небольшом по численности предприятии бухгалтер или руководитель);
• сумма денежных средств, принятых за чистые трудовые книжки и вкладыши;
• дата и подпись сотрудника при расторжении договора, когда ему возвращается трудовая книжка (их он должен поставить собственноручно).

Считается нарушением электронное оформление книги учета трудовых книжек. Заполнять ее нужно только от руки.

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.

О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

Книга учёта трудовых книжек скачать образец

Книга учета трудовых книжек — это регистрационный журнал, который должна вести каждое предприятие, использующее наемный труд. В книге производится регистрации трудовых книжек персонала. Содержимое документа позволяет отследить нахождение трудовой книжки, систематизировать и обобщить информацию обо всех трудовых книжках работников.

Организация для организации своего документооборота может использовать различные регистрационные журналы, книги. Например, приказы можно регистрировать в отдельном журнале, платежные ведомости в другом (форма Т-53а).

Некоторые из этих журналов не являются обязательными, а используются организациями для оптимизации документооборота. Например, журнал регистрации приказов по личному составу не обязателен к заполнению, так же как и журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Книга учета трудовых книжек не относится к необязательным документам. Данная книга должна присутствовать на каждом предприятии.

Отсутствие книги учета может повлечь за собой определенную ответственность. Форма книги разработана Министерством труда России, скачать бланк книги учета трудовых книжек можно по ссылке в конце статьи.

Данный в бланк вносятся на основании предоставленной работником трудовой книжки при приеме на работу. Если в процессе трудовой деятельности трудовая книжка выдается работнику на руки, об этом должна ставиться отметка в книге учета. При увольнении также делается соответствующая отметка.

Как правильно заполнить?

Так как документ обязателен для всех организаций и может быть запрошен проверяющими органами, то вести его нужно в рукописном виде. Не допустим электронный вариант.

Каждый лист должен иметь индивидуальный номер, все листы прошиваются и скрепляются пломбой (сургучной печатью).

На обложке книги нужно указать сведения об организации и лице, которому поручено ведение данного журнала.

Табличная часть содержит 13 граф для отражения информации о трудовой книжке. Для каждой трудовой книжки заполняется отдельная строка журнала. Порядковый номер строки проставляется в первой графе.

В следующих трех графах нужно указать день, месяц и год начала трудовой деятельности работника на новом для него месте работы.

В пятой графе пишется ФИО владельца трудовой книжки, а в шестой — переписываются данные о самой трудовой книжке или ее вкладыша (серия и номер).

В 7, 8 графах нужно указать, на какую должность принят работник и в какое подразделение.

Далее заполняются реквизиты о приказе, на основании которого работник принят на работу (форма Т-1).

В десятой графе свою подпись ставит кадровый специалист, который принял от сотрудника трудовую книжку и внес в нее запись о приеме на работу.

В 11-й графе пишется денежная сумма, которую заплатил работник, если для него заведена новая трудовая книжка или новый вкладыш.

При увольнении трудовая книжка в обязательном порядке выдается работнику на руки, о чем делается соответствующая отметка в 12-й и 13-й графах. Работник должен поставить свою подпись в книге учета в знак того, что документ им получен.

Скачать образец книги учета

Книга учета трудовых книжек образец 2017 — скачать.

Журнал учета трудовых книжек: скачать бесплатно образец

Все трудовые книжки сотрудников одновременно с их вкладышами сберегаются у работодателя на ответственном хранении. Кроме данной функции, ему необходимо также осуществлять учет движения документов, для чего потребуется особый журнал – книга учета.

В статье разберемся, кто ведет журнал, как правильно регистрировать книжки, как опломбировать документ.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Трудовое право категорично регулирует проблему такого учёта всех без исключения работников учреждений и частных предприятий.

Нормативную базу составляют:

На фото ниже можно увидеть, как должен выглядеть журнал учета (кликабельно):

Кто заполняет?

Журнал учета трудовых книжек можно купить готовый, а можно распечатать шаблон, который легко скачать. Некоторые даже разлиновывают обычную тетрадь и прошивают ее.

Скачайте бесплатно бланк журнала учета трудовых книжек здесь.

В большинстве случаев ответственными за ведение и хранение книги учета назначаются кадровики – инспекторы отдела кадров. Также если в организации отсутствует hr-служба, то эту функцию может выполнять руководитель лично, бухгалтер либо секретарь-делопроизводитель.

На специалиста по кадрам часто возлагаются дополнительные обязанности. Подробнее об этом по этой ссылке.

Должность значения не имеет, а ответственный должен быть назначен приказом по предприятию.

Правила ведения

Информация обо всех трудовых книжках сотрудников должна быть внесена в книгу учета с обязательной фиксацией как серии, так и их номера. При трудоустройстве в журнал вносятся данные о новых сотрудниках, а при расторжении трудового соглашения там фиксируется дата выдачи на руки трудовой книги бывшему работнику под роспись.

Как прошить книгу учета?

Журнал требуется пронумеровать и прошить, а также удостоверить подписью руководителя и печатью предприятия, соответствующим способом:

• Проделать 3 отверстия у линии сгиба листов шилом либо дыроколом. При этом немаловажно не испортить уже существующие записи.
• Шить необходимо шнурованной либо просто толстой ниткой, возможно также сделать это и обычными нитками, сложенными в несколько раз. Нитки продеваются через все отверстия таким образом, чтобы их концы вышли к задней стенке журнала. Затем необходимо сделать узелок и обрезать лишние нитки, сохранив 6-8 см.
• Края ниток требуется приклеить к задней стенке книги, а поверх них – бумажный квадратик либо прямоугольник, где отмечается количество листов, подпись ответственного и печать организации, которая должна быть проставлена таким образом, чтоб захватить и этот листок, и стенку книги.

Наиболее надежны и удобны в использовании пленочные пломбы, представляющие собой пленку, которую необходимо прикрепить на тот листок, что приклеен на узелок и кончики нитей прошивки. Пломба должна быть закреплена на всех них одновременно.

Внесение изменений

Основные правила исправления записей в книге учета следующие:

1. Ошибочные сведения должны быть вычеркнуты одной тонкой линией, чтобы информация была читаемой.
2. На следующей строчке вносится новая информация, а также делаются отметки «исправленному верить», дата и подпись лица, вносившего изменения.
3. Использование корректирующих жидкостей и затирок не допускается.
4. Исправление не по правилам является грубым нарушением.

Штрафы

За отсутствие книги учета данных трудовых книжек или за несоответствующее ее заполнение компании грозит ответственность административного характера в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Размеры санкции составляют:

• для должностных лиц 1-5 тыс. руб.;
• для ИП 1-5 тыс. руб.;
• для юрлиц 30-50 тыс. руб.

Журнал учета трудовых книжек представляет собой один из документов строгой отчетности и подлежит корректному ведению, прошивке и опломбированию.

При несоблюдении правил заполнения журнала, а также при его отсутствии, предприятию грозит административная ответственность в виде штрафа после обнаружения несоответствий надзорными органами.

Посмотрите видео о том, как правильно заполнять журнал:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!