+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Журнал регистрации входящей корреспонденции срок хранения по перечню

Содержание

Срок хранения журнала регистрации входящих документов | ЮрБлог

Журнал регистрации входящей корреспонденции срок хранения по перечню

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

Письма от контрагентов об изменении реквизитов и по иным схожим вопросам должны храниться в папках документов контрагента.

Переписка с контрагентами должна храниться в течение всего срока действия хранения договора, к которому она относится, то есть не менее трех лет с даты истечения срока действия договора (с учетом срока исковой давности).

В случае возникновения спорных вопросов наличие таких документов будет дополнительным доказательством (например, спор может сводиться к тому, уведомил ли один из контрагентов второго о наступлении того или иного обстоятельства).

Обязательные кадровые документы и сроки хранения документов по кадрам

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.
При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к.

он будет иметь большую юридическую силу.

Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

Нормативная база Начиная работу по определению сроков хранения документов, в первую очередь ознакомьтесь с действующим законодательством: федеральными и региональными законами и иными нормативными правовыми актами, в которых указаны сроки хранения документов, регулирующих сферу вашей деятельности. Что касается «правил для всех», то сроки хранения переписки зафиксированы в типовых перечнях.

Срок хранения журнала входящей корреспонденции

Графы журналов могут различаться в зависимости от типографии-изготовителя. Выберите тот, который учитывает все требования вашего делопроизводства или закажите в типографии журнал с вашими графами.

Например, в текущем году налоговая проверка может быть назначена для проверки полноты и правильности уплаты налогов за три предыдущих года. Поэтому в течение всего 2012 года необходимо хранить документы, относящиеся к 2011, 2010 и 2009 годам.

Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

В новом Перечне сохранился только раздел «Общие положения» с описанием структуры документа. Исключение из Указаний раздела 3 вполне понятно, т.к.

Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Уточнены положения, устанавливающие сроки хранения документов, связанных со служебными командировками.

У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.

Несовпадающие номера документов, находящихся в этой папке, при этом вас не должны смущать, главное здесь — хронология, чтобы документы в этой папке шли один за одним строго по датам. Ликвидатор, поверьте, будет проклинать вас последними словами.

В этом случае при определении сроков хранения необходимо установить к какой категории относится данный документ (Перечень устанавливает 12 категорий).

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д. Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов можно закрепить во внутренних документах организации, например в инструкции по кадровому делопроизводству.

Вся корреспонденция, поступающая в организации, должна быть «оприходована» согласно принятым в них правилам делопроизводства. Входящие документы, независимо от способа их доставки, сортируются, регистрируются и передаются внутренним адресатам лицом, ответственным за прием почты.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания. То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.

Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ».

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции.

Любая компания ежедневно обрабатывает массу входящей деловой документации. Чтобы документы не затерялись и ответственные лица могли получить отметку о доставке, ведут журнал регистрации входящих писем. Сами письма хранят в организации.

Некоторые из этих документов можно отнести к постоянным срокам хранения. Устанавливая сокращенные сроки хранения отдельных видов входящей документации, помните: входящие письма от органов государственной власти нужно хранить не менее 5 лет. Иногда для переписки с теми или иными органами может потребоваться оформление нескольких дел.

Срок хранения входящей и исходящей корреспонденции определяется в зависимости от важности того или иного письма.

Согласно п. Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается. Почему же так важно формировать эту переписку правильно?

Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа. Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу.

Сколько лет хранится входящая и исходящая корреспонденция

Регистрация преследует три цели:

  • учет документов;
  • контроль за их исполнением;
  • справочная работа по документам.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв.

Как судиться с приставами: алгоритм работы Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

В организации ведут журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, журналы скреплены скобами, они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью директора организации, покупаем эти журналы в магазине канцтоваров.

Журнальная форма Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании.

Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Вопрос из разряда, а нужна ли авторучка делопроизводителю? Папка представляет собой вид канцелярской принадлежности. Это может быть: 1) обложка, 2) конверт для хранения бумаг, 3) скоросшиватель. Нужна ли она для делопроизводства, зависит от способа организации хранения входящей документации.

Подводя итог всему сказанному, в заключение совет следующий: регистрацию входящей корреспонденции целесообразнее всего вести в электронной системе документооборота.

Если его установка и внедрение недоступно организации по каким-либо причинам (например, финансовые), то стоит отдать предпочтение электронному журналу в формате Word, Excel.

Срок хранения исходящей и входящей корреспонденции

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.

Номенклатура дел – сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

Регистрация документов подтверждает то, что письмо получили или отправили. Письму присваивают номер в порядке, установленном в инструкции по делопроизводству. Информацию о деловой документации обязательно фиксируют. Входящую и исходящую документацию в организации регистрируют в соответствующих журналах.

Интернет-журнал, посвященный бытовым правовым вопросам. Мы ставим перед собой простую цель: бесплатно, достоверно и простым языком ответить на большинство правовых вопросов, возникающих в повседневной жизни.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта).

Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Срок хранения журнала входящей корреспонденции

Журнал регистрации входящей корреспонденции срок хранения по перечню

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранения журнала входящей корреспонденции». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ».

Далее в ней просто создается шаблон регистрационной карточки (РК) и при необходимости заполняются только поля. В зависимости от требований, которые предъявляет организация, и применяемой ею системы электронного документооборота внешний вид и построение карточки может различаться.

Журнал входящей корреспонденции срок хранения

К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей.

Но есть общие собственные требования различных инстанций, к примеру, общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости. Обычно, к этой категории относятся:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения и пригласительные билеты;
  • рекламные и подписные издания, каталоги;
  • материалы, присылаемые для ознакомления, в виде копий;
  • документы первичного бухгалтерского учета: акты, накладные, счета-фактуры;
  • сметы, проектная документация, договоры, направленные в адрес предприятия без сопроводительного письма, в этом случае их следует передать напрямую непосредственному исполнителю.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.

Человек получил в наследство квартиру. Должен ли он заплатить подоходный налог, если продаст квартиру ранее 3 лет. Квартира стоит недорого, менее миллиона, человек — пенсионер.

Исходящая документация, как и входящая, хранится в организации в общем случае 5 лет. Для отдельных документов или писем можно этот срок увеличить. Отдельные деловые письма можно хранить 10 и более лет. Основания для такого длительного хранения нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации.

Подводя итог всему сказанному, в заключение совет следующий: регистрацию входящей корреспонденции целесообразнее всего вести в электронной системе документооборота. Если его установка и внедрение недоступно организации по каким-либо причинам (например, финансовые), то стоит отдать предпочтение электронному журналу в формате Word, Excel.

Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.).

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации.

При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.
Журнал регистрации входящей корреспонденции, 3 года. Срок хранения журналов учета и срок сдачи в архив администрации.

Система контролирует сроки. Архивное хранение входящей корреспонденции. После. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ.

Регистрация входящей и исходящей документации в подразделениях вводится приказом или распоряжением. Регламентируется инструкцией по делопроизводству. Иногда учет документации в подразделениях ведется по собственной инициативе работников (без приказов и распоряжений).

Журнал регистрации входящей корреспонденции срок хранения по перечню

Журнал регистрации входящей корреспонденции срок хранения по перечню

Нормативная база Начиная работу по определению сроков хранения документов, в первую очередь ознакомьтесь с действующим законодательством: федеральными и региональными законами и иными нормативными правовыми актами, в которых указаны сроки хранения документов, регулирующих сферу вашей деятельности. Что касается «правил для всех», то сроки хранения переписки зафиксированы в типовых перечнях. В изданных в 2011 г. «Методических рекомендациях по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения» (согласованы ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 г.) рекомендуется при определении сроков хранения документов обращаться к действующим типовым перечням документов, список которых приводится там же:

    Перечень документов, образующихся в деятельности

Журнал регистрации исходящих документов

Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах.

Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.

Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована. Завершаться визой руководства.

Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры. Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет

Как определить срок хранения журналов, которые не указаны в Типовом перечне?

В одном из ответов экспертов на аналогичный вопрос было сказано: «Отметим, что Перечень может не содержать точное наименование документа, образовавшегося в процессе деятельности организации.

В этом случае при определении сроков хранения необходимо установить к какой категории относится данный документ (Перечень устанавливает 12 категорий).

И далее определить типовые признаки документа, которые соответствуют определенной статье, содержащейся в данной категории.

Таким образом, конкретный документ может быть отнесен к определенному типу документов, срок хранения которых установлен Перечнем».

Если экспертную комиссию создавать не нужно, то к каким статьям Типового перечня можно отнести вышеперечисленный журналы Пункты Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

Новое в хранении документов

В новом Перечне сохранился только раздел «Общие положения» с описанием структуры документа. Исключение из Указаний раздела 3 вполне понятно, т.к.

правила отбора документов на хранение и уничтожение подробно описаны в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Во втором разделе Указаний по применению Перечня 2000 содержались подробные разъяснения о порядке применения срока хранения «постоянно» организациями, являющимися источникам комплектования государственных и муниципальных архивов и не являющимися таковыми, В частности, были указаны номера статей с документами постоянного срока хранения, которые необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций.

В новом Перечне этот список отсутствует, а разъяснения сведены к нескольким

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив. При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Таблица сроков хранения документов для бухгалтерии, канцелярии, секретариата и других

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно. (часть 4 введена Федеральным от 28.06.

2013 N 134-ФЗ) Узнайте, как можно организовать Таблица подготовлена на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения на основании приказа Министерства культуры РФ от 26 августа 2010 Г.

№ 63 в связи с принятием другого приказа Минкультуры от 25 августа 2010 г.

Журнал регистрации входящих документов: для чего он нужен и как заполняется

Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти.

Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений.

дифференцировать входящие документы по степени значимости.

Ведением журнала занимается секретарь или делопроизводитель в зависимости от масштабов предприятия или организации. В небольших учреждениях он хранится у секретаря руководителя, где все документы приносятся непосредственно в приёмную.

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

ВАЖНО!

Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях.

Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы.

В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

  1. отдел охраны труда;
  2. департамент налогового учета и декларирования;
  3. департамент бухгалтерского учета и отчетности;
  4. кадровое подразделение;
  5. департамент труда и заработной платы;
  6. производственно-технический отдел (ПТО);
  7. другие подразделения.
  8. подразделение организационных вопросов (канцелярия);
  9. отдел экономического планирования, статистики и финансов;

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел,

Сроки хранения входящей и исходящей документации

Эти деловые письма объединяют в одном деле. Отклоняющиеся от общего правила сроки хранения входящих деловых писем устанавливают после систематизации типов писем, поступающих в организацию. Каждому виду писем присваивается свой срок.

Можно различать письма с перепиской, письма с информации об оказании услуг. При формировании дел нельзя объединять в одно дело письма с разным сроком хранения. Устанавливая сокращенные сроки хранения отдельных видов входящей документации, помните, что входящие письма от органов государственной власти должны храниться не менее 5 лет.

Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Журнал регистрации входящей корреспонденции срок хранения по перечню

Для чего необходимы журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящей корреспонденции? На первый взгляд неопытному специалисту может показаться, что эти документы — формальность и бюрократический пережиток. Но на практике быстро подтверждается, что скрупулёзная фиксация всех входящих и исходящих писем очень полезна организации. Рассказываем, для чего необходимы журналы регистрации корреспонденции и как их правильно вести.

Для чего нужен журнал регистрации писем в организации

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации. Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима.

Регистрация входящих и исходящих писем:

  • служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;
  • помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
  • помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
  • запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
  • может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
  • помогает в судебных разбирательствах.

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам. Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах. В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге.

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel

Образец Журнала регистрации входящей корреспонденции

Входящая корреспонденция — это письма, заявки, обращения, жалобы и прочие документы, которые поступают в организацию от клиентов, деловых партнёров и государственных учреждений.

Все они регистрируются в порядке поступления в день поступления: если письмо пришло 21 марта, необходимо зарегистрировать его именно с этой датой.

Точно также каждому обращению в порядке очередности присваивается индивидуальный номер.

Обработка входящей корреспонденции входит в обязанности секретаря. Этот сотрудник вносит данные о поступивших документах, сортирует их и доводит до адресатов — руководителя, его заместителей или начальников отделов. Секретарь же отслеживает своевременность ответов на письма (конечно, если они предполагаются).

Каждую неделю он просматривает заполненный журнал, выписывает реквизиты обращений, на которые ещё нет ответа и доводит информацию до ответственных лиц. Когда ответ отправлен, в специальной графе в журнале пишут реквизиты исходящего письма. Такой подход позволяет держать документооборот под полным контролем.

Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата, совпадает с днём поступления документа в компанию. Если письмо пришло в конце рабочего дня и не содержит срочной информации, допускается зарегистрировать его утром следующего дня. Если документ срочный, регистрируется без промедления.
  3. Номер входящего документа. Собственный номер, то есть тот, который в порядке очередности присваивает секретарь организации.
  4. Дополнительные реквизиты. Некоторые секретари добавляют графу с информацией о дате и регистрационном номере отправителя. Это не обязательный пункт.
  5. Вид документа. Если это имеет значение для работы, можно указывать вид входящей корреспонденции — письмо, заявка, жалоба, информационный запрос. Такой приём может помочь секретарю проще отслеживать обращения, требующие срочного ответа. Необязательный раздел.
  6. Отправитель. Рекомендуется указывать наименование организации и того, в чьём лице она представлена (кем подписан документ).
  7. Краткое содержание. Рекомендуется фиксировать не только тему, но и конспектировать смысл письма. То есть не ограничиваться формулировкой «Об испорченной продукции», а раскрывать содержание — «О требовании компенсации за испорченную по вине контрагента ООО «Техно» продукцию в поставке №245 от 20 февраля 2019».
  8. Ответственный исполнитель. Если на письмо или жалобу предполагается ответ, секретарь дожидается назначения ответственного сотрудника и указывает его в журнале.
  9. Ответ. Когда ответ на обращение готов, в этой графе пишут реквизиты исходящего документа. После этого документ считается исполненным.
  10. Отметка о выдаче во временное пользование. Ещё один необязательный раздел. Требуется только в случае, если документы часто забирают из архива. Достаточно отметки о дате выдачи и получателе.

Несмотря на кажущуюся объёмность журнала, внесение данных по одному наименованию редко занимает больше 2 минут.

Скачать образец журнала входящей корреспонденции: Журнал регистрации входящих документов

Журналы регистрации документов ведёт секретарь организации

Бланк Журнала исходящих документов

Исходящую корреспонденцию, то есть документы, которые пишет и отправляет организация в ответ на поступившие обращения или по собственной инициативе, тоже нужно регистрировать в отдельном журнале. Дата регистрации и дата отправки должны совпадать (могут отличаться максимум на 1-2 дня, если речь идёт о несрочных данных).

Структура журнала исходящей корреспонденции очень похожа на содержание журнала для входящей корреспонденции:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата.
  3. Номер.
  4. Адресат.
  5. Тема и краткое содержание. Как и в предыдущем случае, рекомендуется законспектировать смысл письма, а не ограничиваться заголовком.
  6. Исполнитель. Здесь указывают не только визирующего документ директора, но и «внутреннего» исполнителя.
  7. Количество оригинальных экземпляров.
  8. Способ отправки. Необязательный раздел, который, однако, может быть полезен при анализе качества разных способов доставки документов (почта, курьер, личная доставка).

Скачать образец реестра исходящих документов: Журнал регистрации исходящих документов

Журнал исходящих документов содержит почти те же данные, что и журнал входящей корреспонденции

Бумажный и электронный учет документации

В современных условиях нет необходимости вести учёт корреспонденции на бумаге от руки: более удобной может оказаться электронная таблица. Самый распространённый вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе.

Графы называют также, как в бумажной версии (смотрите предыдущие разделы). Дополнительное преимущество в том, что часть данных можно копировать, то есть ускорить заполнение. Нередко программа будет предлагать продублировать информацию из предыдущих строк.

Номера писем и их даты также могут присваиваться в автоматическом режиме. Всё это в совокупности упрощает работу секретаря.

Опасность только одна — потеря электронного файла. Если на компьютере произойдёт сбой или он вовсе сломается, есть риск потерять важную информацию. Однако этот недостаток легко преодолевается двумя путями:

  • одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);
  • хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).

Заключение

Регистрация входящих и исходящих документов — простая процедура, которая поможет компании держать делопроизводство под контролем. Для регистрации необходимы специальные журналы.

С их помощью можно отслеживать своевременность ответов, восстанавливать утраченные письма, предоставлять информацию контролирующим органам и суду.

Допускается использовать как бумажные бланки, так и вести электронную таблицу в Excel, Google Docs или аналогичной программе.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Журнал регистрации входящей корреспонденции срок хранения по перечню

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.

Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.

О том, как это делать, расскажем в статье.

В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.

Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

Копии или оригиналы?

В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:

• при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело;

• при доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.

Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!). В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем – отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов.

Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.

Оперативное хранение входящих документов

При регистрации документов в СЭД. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.

Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления

и выполнения задания электронной копии поступившего документа более чем достаточно. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.

При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.

Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся.

Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов.

Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело.

Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело.

Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.

Очевидно, что первый вариант – самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени.

А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

Оперативное хранение исходящих документов

При регистрации документов в СЭД. С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма.

Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской.

Идеально, если передача писем на хранение будет максимально естественной и не потребует от исполнителей дополнительных действий, например:

•если готовится визовый экземпляр исходящего письма, то секретарю следует забирать его для хранения, как только директор проставит на нем свою подпись, а исполнителю выдавать только основной экземпляр для отправки;

•если отправкой документов по всем каналам связи занимается секретарь или работник службы делопроизводства, то сразу после передачи письма по электронным каналам он подшивает его бумажный оригинал в дело, не возвращая исполнителю; при этом он не принимает для отправки по почте или доставки курьером письма без визового экземпляра;

•секретарь (делопроизводитель) еженедельно проверяет по журналу регистрации исходящих писем, есть ли в делах оригинальные или визовые экземпляры всех исходящих документов, и если каких-то писем не обнаружится, немедленно запрашивает их у исполнителя.

https://www.youtube.com/watch?v=zUem2JTUGcI

И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах.

При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.

Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого.

Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи.

Электронная переписка

Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки. При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц.

Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями. Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств.

На втором месте в этом «рейтинге достоверности» – отправка по электронной почте скан-копий бумажных писем.

Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала.

И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте.

Доказать в этом случае факт получения или отправки корреспонденции практически невозможно: изменить текущую дату на компьютере и, следовательно, в почтовой программе либо «почистить» списки отправленных или полученных писем может любой пользователь.

Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо.

Чтобы хранить ту часть переписки организации, которая представлена в электронном виде, не нужно делать распечатки. Это равносильно хранению ксерокопий документов при «живых» оригиналах. В целом правила хранения электронных документов такие же, как и для бумажных, но имеют некоторые особенности:

•в номенклатуре дел ставится отметка о том, что дело электронное;

•после закрытия дела электронные документы записываются на внешний носитель информации; если срок хранения дела составляет 10 и более лет, то документ записывается в двух экземплярах: на основном и рабочем носителях;

•хранить электронные документы рекомендуется в неизменяемом формате PDF, а организациям, являющимся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, – в формате PDF/A;

•не реже одного раза в 5 лет нужно контролировать состояние носителей и качества воспроизведения записанной на них информации.

Хранение сопроводительных писем и приложений к ним

Многие письма, поступающие в организацию и отправляемые из нее, являются сопроводительными. То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо

«сопровождает» их и играет роль своего рода описи: отправитель оформляет его для того, чтобы задокументировать факт отправки этих приложений, а получатель, принимая письмо, подтверждает их получение.

Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов. Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет – гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо.

Формирование дел с перепиской: правило «запрос – ответ»

Внутри дела письма могут располагаться как в алфавитном порядке по наименованиям контрагентов (от ООО «Амелия» к ООО «Янтарь»), так и в хронологическом порядке начиная с первого рабочего дня года.

Но всегда при этом будет соблюдаться принцип «запрос – ответ», когда сначала подшивается письмо-запрос, а сразу за ним – ответ на этот запрос.

Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов.

Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу. Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов.

Приведем в качестве примера внутреннюю опись дела «Претензии контрагентов» (Пример 1).

 Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте. В случае необходимости не нужно долго и мучительно собирать ее по папкам «Входящие» и «Исходящие» – количество таких папок в крупных организациях может исчисляться десятками за год.

Дела с перепиской в номенклатуре дел

При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами.

В какой ее раздел (разделы) помещать переписку, зависит от того, какой порядок регистрации и хранения переписки существует в организации.

Напомним, что переписка может храниться централизованно – в канцелярии, службе делопроизводства или у секретаря генерального директора (если организация небольшая) или в подразделениях – у секретаря или ответственного за делопроизводство в отделе.

В первом случае все дела с перепиской попадут в раздел «Канцелярия» («Служба делопроизводства» или «Руководство», если документами занимается секретарь директора). При втором варианте в номенклатурах дел структурных подразделений будут собственные разделы для дел с перепиской.

Большая ошибка формировать дела с перепиской, разделяя их только на входящие и исходящие. Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ».

В номенклатуре не должно быть дел с названиями «Входящая корреспонденция» и «Исходящая корреспонденция».

Дела с корреспонденцией можно формировать:

•по контрагентам, например:

– Переписка с ООО «Мелодия»;

– Переписка с АО «Ресурсы России»;

•по тематике писем, например:

– Претензии, переписка по вопросам оказания услуг.

Можно и комбинировать эти два способа, например:

•Переписка с АО «Ресурсы России» по вопросам оказания услуг;

•Оперативные заявки от АО «Ресурсы России».

Традиционно в номенклатуре заголовки дел с перепиской

помещаются группой с указанием сроков хранения:

•по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010);

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.